Vanwege doorgroei naar een andere functie vertrekt onze huidige Management/Office-Assistent en daarom zoeken wij een accurate en zelfstandige opvolger (m/v). Het betreft een positie voor 0,5 fte per week.
Wie zijn wij?De
Eindhoven School of Education (ESoE) is een onderdeel van de faculteit Applied Physics and Science Education binnen de TU/e, bestaande uit circa 35 stafleden en een aantal (vooral externe promovendi). ESoE verzorgt de tweedegraadslerarenopleiding in het Bachelor College en de eerstegraadslerarenopleiding in de Graduate School van de TU/e. Deze lerarenopleidingen voor het voortgezet onderwijs in de bètavakken behoren tot de beste in hun soort in Nederland. Naast het verzorgen van onderwijs houdt ESoE zich bezig met onderwijsonderzoek en onderwijsinnovatie.
De baanDe Management/Offfice-Assistent vervult de rol zelfstandig en accuraat, heeft overzicht en brengt structuur aan. De kandidaat kan snel schakelen tussen ad hoc werkzaamheden. Leidinggevende is de directeur van ESoE.
Word je vrolijk van de volgende werkzaamheden?
- Het ondersteunen van het Management Team en projectmanagers bij het plannen van meetings, bijhouden van actie- en besluitenlijst meetings (veelal in het Engels), het bewaken van een adequate follow-up van de actiepunten, agendabeheer en het organiseren van bijeenkomsten.
- Het eerste aanspreekpunt en gezicht zijn voor externe contacten.
- Het onboarden van nieuwe collega's: Ervoor zorgen dat onze nieuwe collega's zich welkom voelen en over de faciliteiten beschikken die nodig zijn om goed aan het werk te kunnen.
- Het opzetten en onderhouden van projectmatige zaken bijv. diverse digitale informatiebestanden (op financieel, administratief en onderzoeksgebied), verzamelen en verwerken van managementinformatie, het beheer van het (digitale) archief.
- Huisvestingszaken, overleg met collega's in de faculteit, overzicht en verdeling van werkplekken en meubilair.
- Ondersteuning bij de afhandeling van financiële zaken.
- Het samen met een collega plannen van uiteenlopende events, cursussen en vergaderingen (denk aan workshops en soms een conferentie).
- Alle verder voorkomende werkzaamheden zoals bijvoorbeeld het verzorgen van correspondentie, samen organiseren van stafuitjes, maken van reserveringen, bestellen van boeken en andere benodigdheden etc.