Help jij onze afdelingshoofden en projectleiders om eenvoudig aan tijdelijke IT specialisten te komen? Vind jij het leuk om als schakel op te treden tussen leveranciers aan de ene kant, en je interne klant aan de andere kant? Dat ben jij onze nieuwe contractbeheerder IT Inhuur!

De Universiteit Utrecht maakt voor de inhuur van tijdelijke IT specialisten gebruik van meerdere voorkeursleveranciers. Je interne klant, of aanvragers, zetten een tijdelijke vacature uit in een digitaal inhuur-portaal, waarna de leveranciers op zoek gaan naar de beste kandidaten voor deze rol. De aanvragers zijn vooral collega’s bij de directie Information Technology Services (ITS), maar kunnen ook uit de faculteiten afkomstig zijn.

Als contractbeheerder IT Inhuur ondersteun je aanvragers in het inhuurproces: je beheert de portal, ondersteunt aanvragers operationeel en tactisch bij het vervullen van behoefte aan tijdelijke IT specialisten. Je bent samen met het secretariaat verantwoordelijk voor het beheren van de externenadministratie, en houdt hierbij rekening met privacy en AVG.

Deze werkzaamheden worden o.a. van je verwacht:

• je beheert de inhuur-mailbox voor communicatie met klant en leverancier;
• je ondersteunt aanvragers bij het rechtmatig invullen van hun inhuurbehoefte. Je begeleidt hen bij de standaardprocedure en stuurt erop dat deze wordt gevolgd, en je denkt mee over passende alternatieven waar nodig;
• je bent zichtbaar voor collega’s: jij helpt hen met jouw kennis en ervaring bij het hele inhuurproces;
• je bent op de hoogte van de afspraken met leveranciers en ziet erop toe dat deze worden nageleefd;
• je beheert de inhuurportal en denkt mee over mogelijke doorontwikkeling hiervan. Je kan troubleshooten waar nodig;
• je beantwoordt vragen van aanvragers en leveranciers, of zorgt dat deze op de juiste plek binnen de organisatie terecht komen;
• je evalueert de dienstverlening van leveranciers en bewaakt of KPI’s behaald worden;
• je schakelt makkelijk en snel met leveranciers over nieuwe en lopende inzetten;
• je stelt periodiek rapportages op over prestaties van leveranciers van IT personeel.

Je komt te werken in een zelforganiserend team (Team Leveranciersmanagement), waarin iedereen met zijn of haar eigen specialisme bijdraagt aan de rechtmatige inkoop van diensten, producten en/of tijdelijk personeel. In voorkomende gevallen vervang je collega’s uit je team tijdens hun afwezigheid.

Je hebt of je bent:

• een hbo+ werk- en denkniveau, affiniteit met IT is een pré;
• een klantgerichte, resultaatgerichte en pro-actieve houding;
• nauwgezet en gedreven om je werk goed te doen;
• affiniteit met rechtmatige inkoop in een grote onderwijsinstelling;
• extravert en sociaal, je durft op mensen af te stappen;
• aantoonbare ervaring met contractbeheer en (personeels)administratie;
• ervaren gebruiker van Excel, Word en Outlook;
• een heldere manier van communiceren met verschillende stakeholders in een politiek-sensitieve organisatie;
• een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Je functioneert binnen de kaders van de raamovereenkomsten IT inhuur als zelfstandige kenner op het gebied van IT inhuur bij de universiteit. Je bent een collega die het belang van de interne klant en tijdelijk personeel vooropstelt en van daaruit stuurt op het tijdig en correct volgen van het inhuurproces. Je verwerkt nieuwe en bestaande contracten, en speelt tijdig in op eventuele verstoringen. Je bent communicatief vaardig en spreekt collega’s aan op het naleven van de processen, maar bent ook in staat om mee te denken hoe deze processen nog efficiënter ingericht zouden kunnen worden. Je bent integer, representatief en organisatiesensitief. Je werkt secuur, bent goed in het bewaken van deadlines. Je hebt kwaliteit hoog in het vaandel staan. Je bent pragmatisch ingesteld en werkt met de nodige humor.

We bieden een tijdelijke parttime aanstelling (0,4 fte) met een optie tot verlenging. Het salaris bedraagt – afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.204,- en maximaal € 2.975,- (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. De Universiteit Utrecht heeft een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (o.a. goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie: werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

Binnen de faculteiten zijn onderzoek en onderwijs de primaire taken. Binnen domeinen en diensten is de ondersteuning van deze primaire taken vormgegeven. Information and Technology Services (ITS) is één van de ondersteunende directies en is verantwoordelijk voor de centrale IT-dienstverlening van de gehele universiteit. Ongeveer 8.000 interne medewerkers en 30.000 studenten nemen diensten van ITS af.

ITS heeft 9 afdelingen, die elk hun specifieke services en producten leveren aan de hele universiteit. ITS bestaat uit in totaal 160 fte, en heeft gemiddeld 100 externen werkzaam. Per maand worden er gemiddeld 3 nieuwe externen ingehuurd.