een KLANTGERICHTE EN PROACTIEVE MANAGEMENT ASSISTENT met een scherp oog voor details (32-36 uur per week, bij voorkeur verdeeld over 5 dagen).

Je bent als Management Assistent - samen met een collega - de spil van het algemene secretariaat van Wageningen Bioveterinary Research (WBVR). Je ondersteunt en ontzorgt de medewerkers die vragen hebben op allerlei gebied. Je bent degene die snel en efficiënt de reizen van de medewerkers (via een externe partner) regelt, visa aanvraagt en hotels boekt. Daarnaast is een belangrijk aspect van je functie het ondersteunen van de afdeling Communicatie voor een groot aantal bijeenkomsten. Daarbij moet je denken aan een symposium, onderzoeksdagen en trainingen, maar ook aan commerciële bijeenkomsten waarbij veel externe genodigden worden verwacht. Ook het verzorgen van onderdelen van het inwerkproces van nieuwe medewerkers behoort tot je werkzaamheden.
Je bent een uitermate klantgerichte en ervaren Management Assistent bij wie regelen en coördineren in het bloed zit. Daarnaast beschik je van nature over een hoog serviceniveau.
Je bent onderdeel van het team van vijf Management Assistentes en jullie vervangen elkaar bij vakantie/ziekte.

De werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Agendabeheer incl. planning van overleggen en vergaderingen op een accurate, zorgvuldige en (pro)actieve wijze; Outlook heeft dus geen geheimen voor jou;
• Boeken van vergaderruimtes, seminars, trainingen, reizen en hotels; aanvragen van visa;
• Verantwoordelijk voor het vlekkeloos organiseren van een groot aantal kleine en grote(re) bijeenkomsten (zowel intern als extern) voor verschillende doelgroepen (zelfstandig maar ook in samenwerking met de afdeling Communicatie);
• Ondersteunen bij het inwerkproces van nieuwe medewerkers;
• Zorgen voor een juiste doorstroom van alle belangrijke informatie;
• Uitvoeren van algemene werkzaamheden zoals telefoonbehandeling, verstrekken van informatie, ontvangen van gasten, postbehandeling, afhandeling van formele stukken, ziek- en herstelmeldingen, catering bestellen;
• Controle van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en huisstijl.

• Een opleiding op minimaal mbo-4 niveau (secretariële richting) en bij voorkeur hbo-denkniveau;
• Aantoonbare ervaring (minimaal 5 jaar) als management ondersteuner waarbij het organiseren van bijeenkomsten onderdeel was van de functie;
• Een klant- en servicegerichte werkhouding en instelling;
• Afspraak = afspraak spreekt jou aan;
• Een organisator pur sang, hetgeen onder meer naar voren komt in uitstekende planningskwaliteiten, gestructureerd werken en het werken conform procedures;
• Heldere manier van communiceren en het daarbij op een prettige manier uitdragen van (ver)bindende afspraken;
• Zelfstandig kunnen werken (ook onder druk en met deadlines) maar tegelijkertijd gericht op samenwerking;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
• Iemand die van nature op een gezonde manier nieuwsgierig is en op zoek gaat naar de redenen achter een vraag of opdracht;
• ICT-vaardig en minimaal een uitstekende aantoonbare beheersing van het MS Office-pakket.

Je dient een Verklaring omtrent gedrag te overleggen.

Competenties/talenten:

• Organisatietalent
• Accuratesse
• Proactief
• Flexibel
• Hands on-mentaliteit
• Communicatief en representatief
• Stressbestendig
• Humor

Een zelfstandige en afwisselende functie voor 32-36 uur per week met uitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd. Het salaris wordt afgeleid van schaal 6 of schaal 7 (inschaling is sterk afhankelijk van relevante kennis en ervaring), max. € 3.055,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. WBVR heeft een modern arbeidsvoorwaardenpakket, waaronder goede studie- en verlofregelingen, een informele werksfeer en een unieke werkomgeving.

Wageningen University & Research

Wageningen Bioveterinary Research (WBVR) in Lelystad draagt bij aan de bescherming van de dier- en volksgezondheid door advisering en onderzoek naar infectieziekten bij (landbouwhuis-)dieren. WBVR is het nationale referentie-instituut voor dierziekten voor de overheid en een internationaal opererend onderzoeksinstituut voor het bedrijfsleven.