De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor ondersteuning van enkele Examencommissies en Toelatingscommissies. Elke examencommissie is verantwoordelijk voor de borging van de kwaliteit van toetsen en examens binnen een cluster van opleidingen. De examencommissie heeft hierin een wettelijke, onafhankelijke taak en fungeert als intern toezichthouder. De examencommissie bepaalt of een student aan de exameneisen voldoet en kan afstuderen, besluit over vrijstellingen, het goedkeuren van cursussen van andere universiteiten en andere individuele regelingen voor studenten. Ook oordeelt de examencommissie over fraudegevallen en legt zo nodig sancties op. De Examencommissie heeft ook de wettelijke taak met betrekking tot het garanderen van voldoende kwaliteit van de toetsing mede ter realisatie van de eindkwalificaties van onderwijsprogramma’s. De Toelatingscommissies van de masteropleidingen bepalen welke kandidaten toelaatbaar zijn tot de masteropleiding volgens de wettelijke kaders en op basis van de inhoud en het niveau van de vooropleiding van de kandidaat.

FSE zoekt een ambtelijk secretaris voor twee Examencommissies (Biology/Life Science and Technology en Pharmacy/Farmacie en één Toelatingscommissie (Farmacie)

Je werkt in eerste instantie in een team van twee ambtelijk secretarissen, in nauwe samenwerking met de opleidingssecretaresses van de betrokken opleidingen en een deel van de onderwijscoördinatoren die voor een deel van hun taak ook ambtelijk secretaris zijn.
De functie van ambtelijk secretaris is nu nog veelal een onderdeel van de taken van een Onderwijscoördinator. Deze taak is eerst als proef apart ondergebracht bij een aparte ambtelijk secretaris en wordt nu verder uitgebreid naar meerdere commissies. De ambtelijk secretaris zal ingewerkt worden door en in de nabije toekomst nog veel samenwerken met de huidige ambtelijk secretaris.
De hiërarchisch leidinggevende is het Hoofd Onderwijsprocessen ESC. De ambtelijk secretaris werkt zowel op de locatie Zernike (Bernoulliborg) als Antonius Deusinglaan (UMCG complex).

Het takenpakket omvat o.a. de volgende werkzaamheden:
• examenvoorbereiding, controle en -afhandeling;
• het voorbereiden en afhandelen van studentverzoeken aan de examencommissies, zoals verzoeken om vrijstelling en om goedkeuring van vakken van buiten de faculteit;
• het toetsen van voorgenomen standpunten en besluiten van de examencommissie aan de relevante besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld Regels en Richtlijnen Examencommissies, Onderwijs- en Examenregeling, WHW);
• het coördineren van fraude- en plagiaatzaken en beroepsprocedures;
• het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en het bewaken en opvolgen van actiepunten;
• de ondersteuning van de commissieleden bij de uitvoering van kwaliteitsborging van toetsing en beoordeling;
• het opstellen van procedures, formats, brieven en jaarverslagen
• het onderhouden van contacten met beleidsmedewerkers, onderwijscoördinatoren, adjunct-opleidingsdirecteuren, studieadviseurs, medewerkers onderwijsadministratie en andere relevante collega’s binnen FSE

• een afgeronde (bij voorkeur juridische of bèta) universitaire of HBO- opleiding en affiniteit met het hoger onderwijs (bij voorkeur in de bètawetenschappen);
• enkele jaren werkervaring in het hoger onderwijs;
• je communiceert helder en zorgvuldig, zowel in het Nederlands als in het Engels (zowel mondeling als schriftelijk, minimaal niveau C1 voor beide talen);
• analytisch instelling en je komt snel tot de kern van de zaak;
• je bent een volwaardige gesprekspartner voor collega’s en je bent niet bang zelf beslissingen te nemen;
• een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• je bent oplossingsgericht en proactief;
• je werkt zorgvuldig en gestructureerd;
• goede contactuele eigenschappen;
• affiniteit met juridische onderwerpen.
Een netwerk binnen de Rijksuniversiteit Groningen, op de hoogte zijn van wet- en regelgeving in het hoger onderwijs en ervaring met Progress en Formdesk zijn een pre.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:
- een salaris afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring van minimaal € 2835,- tot maximaal € 3895,- (schaal 9) bruto per maand bij volledige werktijd
- een tijdelijke aanstelling voor een periode van een jaar met uitzicht op verlenging afhankelijk van ontwikkelingen binnen de faculteit. De functie is ingedeeld in UFO-profiel Secretaris 2.

Datum van indiensttreding: 1 augustus 2019

Sollicitaties
U kunt solliciteren door uw sollicitatiebrief, voorzien van curriculum vitae, te sturen vóór 27 mei 2019 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Faculty of Science and Engineering

De Faculty of Science and Engineering (FSE) draagt verantwoordelijkheid voor het onderzoek en onderwijs op het gebied van de Bètadisciplines Biologie, Farmacie, Informatica, Kunstmatige Intelligentie, Life Science & Technology, Natuurkunde, Scheikunde, Sterrenkunde, Technische Bedrijfskunde en Wiskunde. Het overgrote deel van het onderwijs wordt in het Engels aangeboden. Het Education Support Centre (ESC) van de Faculteit draagt zorg voor de onderwijsondersteuning aan studenten en docenten. Het ESC is gevestigd op zowel het Zernike-complex (Bernoulliborg) als op het UMCG-complex (Antonius Deusinglaan).