In deze functie ben je verantwoordelijk voor de gehele (kwaliteit van) uitvoering van de processen ‘Verzamelen Onderwijsinformatie’, ‘Inrichten Student Informatie Systeem’, ‘Aanmelden voor vakken’ en ‘Aanmelden voor minoren’. Je zorgt voor de functionele aansturing van de ESC medewerkers betrokken bij deze processen en voor het continue verbeteren van de processen. Je bent in staat om oplossingen te zoeken voor knelpunten, onder meer door gesprekken te voeren met ketenpartners en klanten, verbetervoorstellen te maken, deze te toetsen en uiteindelijk te implementeren in de uitvoering.

Typerend voor de processen waar jij mee aan de slag gaat, is de wisselwerking tussen de facultaire ESA afdelingen en het ESC. Dit betekent dat je actief afstemt en de samenwerking zoekt met collega’s van verschillende afdelingen. Voor het proces ‘Aanmelden van minoren’ heb je daarnaast intensief contact met onze partners Erasmus Universiteit Rotterdam en Universiteit Leiden.

Omtrent de processen ‘Verzamelen Onderwijsinformatie’ en ‘Aanmelden voor vakken’ vinden momenteel projecten plaats met uniformering en digitalisering als doel. Als procesmanager ben je nauw betrokken bij deze projecten en ben je verantwoordelijk voor de inbedding in de staande organisatie en eventuele vervolgprojecten.

In deze functie word je aangestuurd door de manager Study Programme Administration.
Je werkzaamheden bestaan uit de volgende onderdelen:

• Je stelt in overleg met de proceseigenaar een procesontwikkelplan en KPI’s op voor jouw processen, stuurt hierop, monitort en rapporteert over de voortgang;
• Je zorgt zelfstandig voor inzichten in de stand van zaken, nieuwe ontwikkelingen, risico’s en kansen omtrent de onderwijsadministratie processen en vertaalt deze naar nieuwe of verbeterde procesontwerpen;
• Je adviseert beleidsmedewerkers over de gevolgen van voorgenomen beleid en gewenste beleidswijzigingen om jouw processen te kunnen verbeteren, en vertaalt beleidswijzigingen naar nieuwe of aangepaste procesontwerpen en procedures;
• Je verzorgt de functionele aansturing van de ESC medewerkers betrokken bij jouw processen;
• Je signaleert, analyseert, implementeert en evalueert verbetermogelijkheden in werkwijzen en procedures in jouw (keten)processen;
• Je zet projecten op en stuurt projecten aan om de onderwijsadministratie processen continu te verbeteren en stemt hierbij af met andere verbeterprojecten;
• Je onderhoudt intensieve contacten en maakt werkafspraken met functioneel applicatiebeheerders, facultaire afdelingen en partneruniversiteiten.

Je bent iemand die hoofd – en bijzaken goed uit elkaar kunt houden. Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen, een sterk ontwikkelde organisatiesensitiviteit en hebt oog voor alle ketenpartners. Je bent enthousiast, kunt goed zelfstandig werken, hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden en je bent proactief. Je bent in staat om procesmatig te denken en de processen en (ondersteunende) informatiesystemen optimaal op elkaar af te stemmen. Verder ben je nieuwsgierig van aard en creatief in het vinden van oplossingen met een digitale insteek. Het betreft een nieuwe functie binnen SPA, dus van onze nieuwe collega wordt gevraagd mede vorm te geven aan deze nieuwe functie.

TU Delft is een internationale organisatie, een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is voor deze functie noodzakelijk.

Daarnaast vraagt deze functie:

• HBO+ werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring met het analyseren en beschrijven van (knelpunten in) processen; ervaring met Lean/Six Sigma is een pré
• Je hebt ervaring met het (her)ontwerpen en optimaliseren van processen, en het implementeren van nieuwe of gewijzigde processen.
• Je hebt ervaring met het functioneel aansturen van medewerkers;
• Je hebt gevoel voor de verschillende belangen van betrokken ketenpartners en weet deze partners op de juiste wijze te betrekken zonder het overkoepelende TU Delft belang uit het oog te verliezen;
• Je bent in staat om de resultaten van je werk helder te formuleren in rapportages en deze te bespreken binnen het team, met de proceseigenaar en partners binnen en buiten de TU Delft;
• Je bent in staat om gevolgen van beleidswijzigingen voor werkwijzen, bemensing, procedures en kosten te duiden;
• Je bent stressbestendig, resultaatgericht, zorgvuldig en flexibel;
• Kennis en ervaring in het hoger/wetenschappelijk onderwijs is een pré;
• Kennis en ervaring met Osiris is een pré.

Gewenste startdatum voor deze vacature is 1-10-2019.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op verlenging.

De functie heeft een omvang van 30-32 uur (0.8 FTE). Het gaat om een tijdelijk dienstverband voor de duur van een jaar met uitzicht op verlenging. Het salaris is gebaseerd op schaal 11 uit de cao Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 3.637,- en een maximum van € 4.978,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je bouwt pensioen op via het pensioenfonds ABP.

Naast uiteraard het vakantiegeld in mei, ontvang je in december een eindejaarsuitkering ter hoogte van 8,3%. Ook kun je jaarlijks een deel van je arbeidsvoorwaardenpakket zelf samenstellen met behulp van het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden, waaronder het kopen en verkopen van verlofuren.

Een goede balans tussen werk en privé is belangrijk. Daarom kun je afspraken maken over flexibele werktijden, heb je veel vakantiedagen en wordt ouderschapsverlof gedeeltelijk doorbetaald. In veel functies behoort ook thuiswerken tot de mogelijkheden.

We vinden het belangrijk dat jij je zo goed mogelijk kunt ontwikkelen en dat je fit je werkzaamheden kunt uitvoeren. Dit ondersteunen we op verschillende manieren, onder andere met een uitgebreid aanbod aan cursussen, loopbaancoaches of sporten met korting.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft is een veelzijdige universiteit die onderwijs aanbiedt en onderzoek doet van een internationaal erkend niveau op het gebied van de technische wetenschappen. Onderwijs, onderzoek en ontwerpen zijn sterk gericht op maatschappelijke toepasbaarheid. De TU Delft ontwikkelt technologie voor volgende generaties met focus op duurzaamheid, veiligheid en economische vitaliteit. Bij de TU Delft werk je in een omgeving waar technische wetenschappen en de maatschappij elkaar ontmoeten. De TU Delft bestaat uit 8 faculteiten, de Universiteitsdienst, unieke laboratoria, onderzoeksinstituten en -scholen.

https://www.tudelft.nl

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs

De directie Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. De directie ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Extension School en X. De directie telt circa 250 medewerkers. De directie ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Het Education Service Centre (ESC) zorgt voor de onderwijs- en studentenadministratie, waaronder toelating, inschrijving, cijferregistratie en studievoortgang voor alle (internationale) studenten en PhD-studenten van de TU Delft. Daarnaast ondersteunt het ESC de onderwijslogistiek van de TU Delft, zoals digitaal toetsen, het aanmelden en roosteren van onderwijsprogramma’s en de onderwijshuisvesting. Binnen het ESC werken circa 100 medewerkers, verdeeld over de teams Contact Centre, Student Administration, Study Programme Administration (SPA) en Education Logistics.

Als procesmanager onderwijsadministratie ga je werken bij de afdeling SPA, onderdeel van het ESC, binnen de directie Education & Student Affairs (ESA). Daarnaast werk je intensief samen met collega’s uit het Education Logistics team en collega’s van de acht faculteiten van de TU Delft.

https://www.tudelft.nl/over-tu-delft/organisatie/universiteitsdienst/