Bureau Communicatie, de centrale communicatieafdeling van de Universiteit van Amsterdam (UvA), zoekt een enthousiaste en gemotiveerde afdelingsassistent voor 32 tot 38 uur per week (deeltijdaanstelling is bespreekbaar).
Je komt te werken in het team Congressen & Evenementen. Ons team, bestaande uit 8 eventmanagers en een afdelingshoofd, is gespecialiseerd in het organiseren van internationale wetenschappelijke congressen en UvA-brede (voorlichtings-) evenementen zoals de online Bachelor- en Masterweek, Proefstuderen, Universiteitsdag en Opening Academisch Jaar. De online, hybride of live evenementen vinden zowel op de UvA als op externe locaties in Amsterdam plaats en zijn gericht op diverse doelgroepen, zoals (aankomende) studenten, medewerkers, alumni en relaties. Je werkplek is in het centrum van Amsterdam: Bureau Communicatie is gehuisvest in het Maagdenhuis op het Spui.
Wat ga je doenAls afdelingsassistent ondersteun je de eventmanagers en het afdelingshoofd in hun dagelijkse werkzaamheden. Er lopen veel projecten naast elkaar en ieder project bevindt zich in een andere fase. De vragen die op je afkomen zijn dan ook verschillend van aard en hebben een andere tijdsdruk. Zo kun je in alle rust een online aanmeldingsformulier opzetten voor een congres dat pas over enkele maanden plaatsvindt. Gelijktijdig wordt je gevraagd of je lastminute nog een koerier kunt bestellen en materiaal kunt klaarzetten voor een activiteit dat die week nog op de planning staat. Ondertussen beantwoord je alle vragen van deelnemers die in de mailbox binnenkomen en zie je er op toe dat congresmaterialen op voorraad zijn. Je weet bij dit alles het overzicht te bewaren en anticipeert op de activiteiten die op de planning staan. Je blijft vrolijk, ook als je met materialen aan het sjouwen bent daags voor een evenement. Met regelmaat assisteer je een dagdeel op het evenement zelf, het coördineren van de registratiebalie is daarbij een terugkerende verantwoordelijkheid.
Hoofdtaken en -verantwoordelijkheden die bij je functie horen:
- het ontzorgen van de eventmanagers bij de praktische uitvoering;
- beheer algemene mailbox, telefoon en deelnemersregistatrie;
- beheren, inkopen en (laten) produceren van congresmaterialen.