Office Assistent onderwijs

Als office-assistent van Tilburg School of Social and Behavioral Sciences (TSB) houd je je vooral bezig met twee hoofdtaken:

• Onderwijsondersteuning 
• Office-ondersteuning

Als onderwijsondersteuner verleen je ondersteuning aan cursuscoördinatoren, docenten en stage-/scriptiebegeleiders bij allerhande werkzaamheden die uitgevoerd worden in de voorbereiding van het onderwijs en de toetsing. Hierbij kun je denken aan de volgende taken:

• (onder verantwoordelijkheid van de cursus- c.q. verantwoordelijke coördinator)samenstellen /ondersteunen bij het aanmaken en updaten van cursussyllabi;
• regelen van tentamen-inzage en doorgeven van tentamenresultaten; 
• inrichten c.q. omzetten van toetsen van schriftelijk naar digitaal v.v.;
• zorgdragen voor archivering;
• beantwoorden van basale vragen van studenten;
• plaatsen van berichten aan studenten in de digitale leeromgeving van studenten (Canvas).
• (laten) vertalen van cursusmateriaal.

Als office-assistent bied je, samen met de departementssecretaresse, administratieve en secretariële ondersteuning aan wetenschappelijk personeel van twee departementen. 
Een onderdeel daarvan is in ieder geval dat je fungeert als beeldschermconsulent. De beeldschermconsulent verricht werkplekonderzoek bij nieuwe medewerkers. Je krijgt hiervoor een training waarna je dit zelfstandig kunt uitvoeren

We zoeken iemand die proactief en servicegericht is, de Engelse taal goed beheerst en flexibel kan inspelen op onverwachte situaties. Je kunt goed overzicht houden over de verschillende taken die uitgevoerd moeten worden en je kunt dit op de juiste wijze met betrokkenen communiceren. 

• Je hebt een diploma op mbo-niveau of ervaring op een vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Je werkt efficiënt en nauwkeurig, en je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en documenten.
• Je bewaart goed overzicht over alle werkzaamheden die je onder je hoede hebt en je kunt goed prioriteiten stellen.
• Je hebt affiniteit met het werken met diverse digitale systemen en kunt daar goed mee overweg.
• Je bent proactief en je bent oplossings- en servicegericht.
• Je werkt graag zowel zelfstandig als in teamverband.
• Je beheerst zowel de Nederlandse als de Engelse taal.
• Je bent bereid deel uit te maken van het BHV-team.

Het betreft een functie voor 0.6 – 0.7fte (24 – 28 uur per week) van de volledige werktijd. 

Het salaris bedraagt minimaal €2.618 en maximaal €3.298 bruto per maand bij een full time dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Management/Office assistent 3 en salarisschaal 6 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring.  

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. 
Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Service

We nodigen je uit om vóór 4 december 2023 te solliciteren naar deze functie; dit kan uitsluitend online. Richt je motivatiebrief aan Wietske van Zwol (Directeur bedrijfsvoering TSB) en voeg een CV toe. 

De briefselectie vindt plaats op 5 december 2023; kort hierna ontvang je bericht van ons. De eerste selectiegesprekken staan gepland in de week van 11 december 2023. 

Je start idealiter op 01 februari 2023 met werken voor Tilburg University. 

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid, gaat onze voorkeur uit naar een interne kandidaat.