Management/Office Assistent

De afdeling Management Support is op zoek naar een Management en Office-Assistent. Dit is een functie voor het secretariaat van het departement Finance van TiSEM. 
 
Het Departement Finance maakt deel uit van TiSEM, Tilburg School of Economics and Management bij Tilburg University. De groep bestaat uit meer dan 50 medewerkers die actief zijn op het gebied van onderwijs, onderzoek, en impact. Het departement heeft op onderzoeksgebied internationale faam en herbergt ook een Master die erg populair is bij zowel studenten als werkgevers (die er graag medewerkers uit rekruteren). Het betreft een erg internationale groep medewerkers en de voertaal is dan ook in eerste instantie het Engels. Het secretariaat is de spil binnen het departement en het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en externe contacten.

Je komt terecht in een informele werksfeer en samen met twee collega Management ondersteuners maak je onderdeel uit van het secretariële team. 

Jouw concrete taken

• Algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden, zoals o.a. agendabeheer, correspondentie, notuleren, boeken van reizen en administratieve werkzaamheden. 
• Het organiseren van overleggen, bijeenkomsten en kleine evenementen, zoals workshops.
• (Administratieve) werkzaamheden met betrekking tot onderwijs.
  -    onderhouden van contact en maken van afspraken met het Education Support Team en de afdelingen Onderwijsplanning en Tentamenorganisatie;
  -    bijwonen van bijeenkomsten met docenten;
  -    ondersteunen van docenten bij het inrichten en gereedmaken van vakpagina’s in de elektronische leeromgeving CANVAS;
  -    administratief ondersteunen van docenten bij toetsen/tentamens.
• Boeken van reizen en hotels.
• Opvangen van werkzaamheden bij afwezigheid van collega’s. 
• Proactief bijhouden en verder ontwikkelen van sociale media, in het bijzonder de linkedin pagina van het departement.
• Je gaat deel uitmaken van de BHV-organisatie binnen de universiteit

Wij zoeken een zelfstandige en proactieve management/office-assistent met mbo werk/denk niveau. 

• Je bent sterk in het stellen van prioriteiten en bent integer;
• Je werkt zelfstandig en bent goed in samenwerken;
• Je kunt helder communiceren en schakelt makkelijk met verschillende collega’s in de organisatie;
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands én Engels, om goed te kunnen functioneren in de internationale omgeving van de universiteit;
• Je kunt goed overweg met softwarepakketten als Microsoft Office.
• Je bent in het bezit van een BHV certificaat of bent bereid hiervoor een interne training te volgen

Het betreft een functie voor 0.5 fte van de volledige werktijd. 
Het salaris bedraagt minimaal €2.618,- en maximaal €3.298,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Management/Office-Assistent 3 en salarisschaal 6 van de Cao Nederlandse Universiteiten. 

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd.  

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar. Bij een parttime dienstverband is dit naar rato.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Service

We nodigen je uit om vóór 19 februari 2024 te solliciteren naar deze functie; dit kan uitsluitend online. Richt je motivatiebrief aan Fabio Braggion, Head of Department Finance en voeg een CV toe.

De briefselectie vindt kort na de sluitingsdatum plaats; kort hierna ontvang je bericht van ons. De eerste selectiegesprekken vinden plaats op 4 maart 2024. De selectiegesprekken worden gevoerd in het Engels. 

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid, gaat onze voorkeur uit naar een interne kandidaat.