Mensen zijn het hart en ziel van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e). Met uitstekende onderzoeks- en onderwijsprogramma's, maken we deel uit van nationale en internationale academische netwerken, nemen we deel aan samenwerkingsverbanden met industrie en maatschappelijke organisaties en zijn we het academische hart van de toptechnologieregio Brainport.
Bovendien is de TU/e een belangrijke spil in een wereldklasse hightech ecosysteem. We staan internationaal bekend om onze expertise op het gebied van wetenschappelijke en technologische basisdisciplines.
De TU/e heeft de ambitie om bij de leidende universiteiten op het gebied van wetenschap en technologie te blijven behoren. Drie uitdagingen zijn fundamenteel voor onze visie voor 2030: een duurzame wereld, de technologische revolutie en de impact van technologie op de samenleving.
De technologieregio Brainport is een succesvolle groeiregio en daarmee groeit de TU/e zelf ook. Er is een toenemende vraag naar onze studenten, de studentenpopulatie groeit hierdoor, hybride werken en nieuwe vormen van onderwijs nemen steeds grotere vormen aan, en er wordt steeds meer onderzoek opgezet binnen de TU/e. Dit alles heeft impact op technische complexiteit van en op de vraag naar (duurzame en innovatieve) huisvesting. Al het vastgoed van de TU/e bevindt zich op één campusterrein, en beslaat nu een oppervlakte van 300.000 m2 verdeeld over 75 hectare, verdeeld over zo'n 50 gebouwen.
Het Real Estate teamReal Estate is één van de centrale diensten van de
Technische Universiteit Eindhoven en is verantwoordelijk voor de totale vastgoedontwikkeling, het vastgoedbeheer, het parkmanagement en de 75 hectare terreinen op de campus van de TU/e Campus. Daarnaast heeft Real Estate een adviserende rol naar de faculteiten en diensten op huisvestingsgebied en is er sprake van een klant-opdrachtgever-relatie voor huisvestingsprojecten. Op het gebied van wonen, HBO onderwijs en bedrijvigheid faciliteert Real Estate overige vastgoedeigenaren op de Campus. Real Estate telt ongeveer 65 medewerkers en bestaat uit de afdelingen Strategy & Consultancy, Projects en Maintenance die ondersteund worden door de stafafdelingen Facility Support en Finance & Control.
Facility Support van Real Estate is verantwoordelijk voor de bedrijfsadministratieve ondersteuning van de werkzaamheden binnen Real Estate. Facility Support bestaat uit de volgende onderdelen: Frontoffice/ Secretariaat en Databeheer/Informatiemanagement.
Het Frontoffice/Secretariaat is verantwoordelijk voor de logistieke afhandeling van klantvragen (storingsmeldingen, aanvraag projecten, adviesaanvragen e.d.) en orders. Het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende en/of medewerkers van Real Estate, zodanig dat deze in staat wordt/worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen. Het Frontoffice/ Secretariaat is daarmee de intermediair tussen en aanspreekpunt van de klant (medewerkers TU/ e en derden), medewerkers Real Estate en leveranciers.
Het secretariaat ondersteunt het managementteam en de afdelingen van Real Estate in het beheren van de mailboxen, agenda's, in- en uitgaande correspondentie (incl. mail) en organiseren van bijeenkomsten. Binnen Real Estate is er reeds een directiesecretaresse aanwezig waarmee je nauw samenwerkt.
De FunctieAls management assistent weet je de complexe mailboxen en agenda's van de adjunct directeur en afdelingshoofden, samen met de reeds aanwezig directiesecretaresse, op een efficiënte en proactieve wijze te beheren zodat zij ontzorgd worden. Indien nodig spring je bij in het uitvoeren van de taken van het FrontOffice.
Het Frontoffice/ Secretariaat wordt operationeel aangestuurd door de coördinator Frontoffice/ Secretariaat.
Wat ga je doen als management assistent:
- Pro-actief beheren van de complexe mailboxen en agenda's van de adjunct directeur en afdelingshoofden.
- Organisatie- en dossiersensitief signaleren op overlegverzoeken en berichten en daarop actief acteren en organiseren.
- Het zelfstandig behandelen en archiveren van de in- en uitgaande correspondentie (inclusief mail).
- Pro-actief en zelfstandig uitvoeren van verschillende processtappen omtrent in-, door- en uitstroom van personeel.
- Organiseren/ plannen en voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen.
- Notuleren van vergaderingen.
- Plaatsen van bestellingen via inkoop applicatie.
- Het organiseren van representatieve taken en bijeenkomsten of andere dienst brede activiteiten.
- Het aanspreekpunt en spin in het web zijn voor alle collega's van de dienst.
Taken FrontOffice:
- Verstrekken van informatie aan klanten, medewerkers en leveranciers.
- Aannemen en registeren klantvraag in computerprogramma, vraag verhelderen en door zetten naar de backoffice.
- Uitvoeren van het orderafhandelingsproces (inzetten en versturen offerteaanvragen/ opdrachtbrieven, uitvoeren controles orderafhandeling, samenstellen en beheren van digitaal orderdossier).
- Registratie van ontvangsten en doorzetten van goed te keuren facturen.
- Bewaken tijdig afhandelen van klantvragen en orders.
- Signaleren en doen van voorstellen ten aanzien van procesverbeteringen en hier opvolging aan geven.