PA / Managementassistent directie Information and Technology Services (ITS)

Als PA/managementassistent (MA) run je samen met drie collega’s het secretariaat en zijn jullie samen het visitekaartje van de directie ITS (Information and Technology Services). Jij verzorgt vanuit het team de ondersteuning van de directeur en een afdelingshoofd.

Wat ga je doen?
In deze dynamische functie ben je in staat het hoofd koel te houden op drukke momenten. Dankzij jou is altijd alles geregeld en beschikt de directeur over de juiste informatie voor zijn afspraken. Jouw proactiviteit laat zien dat je weet welke uitdagingen er Iiggen voor de directie. Je pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en toont eigenaarschap. Daarbij ben je een gewaardeerd sparringpartner voor de directeur en het afdelingshoofd en je pakt als vanzelfsprekend het initiatief. Je bent een echte doener, die óók graag op inhoud mee wil denken om de beste ondersteuning te bieden.

Omdat je samen met je collega's het secretariaat bemenst en je elkaars vaste back-up bent, is het belangrijk dat je ook elkaars taken op hoofdlijnen kunt én wilt overnemen. Dit vraagt een hoge mate van collegialiteit. Daarbij wordt bij ITS de werkomgeving beschreven als: open, vriendelijk, oog voor de mens en gericht op positief gedrag.

Je hebt de vrijheid om nieuwe taken naar je toe te trekken. Veel werkzaamheden zullen zich tegelijkertijd voordoen. Een opsomming van de taken:

• zeer complex agendabeheer in Outlook;
• het in goede banen leiden van mailverkeer in de mailbox van de directeur (prioriteiten stellen en waar mogelijk al (voorbereidende) acties nemen;
• de wekelijkse MT-vergaderingen voorbereiden, het maken van actielijsten en het monitoren van de acties;
• beleidsondersteunende inhoudelijke werkzaamheden verrichten, zoals het nalezen, aanpassen en in routing brengen van bestuurlijke stukken;
• het organiseren, ondersteunen en het bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding en/of programmering van bijeenkomsten;
• aanwijzingen en instructies geven over te volgen werkwijzen en procedures;
• roosters maken en afstemmen van vrije dagen binnen het team;
• voorstellen formuleren voor het verbeteren en aanpassen van procedures en werkprocessen;
• overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega's.

We zoeken nog een tweede collega voor het secretariaat van de directie ITS, bekijk de vacature: Managementassistent secretariaat directie ITS.

Wij zoeken een collega met:

• een afgeronde opleiding op hbo-niveau (bijvoorbeeld Office Management);
• minimaal vijf jaar werkervaring als bijvoorbeeld directiesecretaresse, PA;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal;
• affiniteit met ondersteuning in digitale vorm;
• uitstekende beheersing van het gehele Officepakket, met name Outlook.

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.072,- tot maximaal € 4.103,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Flexibel werken behoort tot de mogelijkheden. Je ontvangt een laptop en een mobiele telefoon van het werk. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Information and Technology Services (ITS) is onderdeel van de Universitaire Bestuursdienst van de Universiteit Utrecht. ITS is één van de acht ondersteunende directies en is verantwoordelijk voor de centrale IT-dienstverlening van de gehele universiteit. De directie ITS bestaat uit dertien multidisciplinaire afdelingen waarbinnen beheer- en innovatiespecialisten samenwerken. Uitgangspunten hierbij zijn: klantgericht werken, gericht op de betrouwbaarheid en kwaliteit van de dienstverlening. Maar ook: investeren in innovatie en eigentijdse technologie. Daarbij staat veiligheid van de UU-data hoog in het vaandel. Ongeveer 8.000 interne medewerkers en 35.000 studenten nemen diensten van ITS af. Het is een inspirerende en prettige werkomgeving met leuke collega’s. Je werklocatie is het Utrecht Science Park.