Management/Office-assistant vakgroep Operations Rijksuniversiteit Groningen

De vakgroep Operations van de Rijksuniversiteit Groningen is op zoek naar een gedreven en vaardige Management/Office Assistant. Samen met je collega’s verleen je een brede waaier aan ondersteuning aan management en wetenschappelijke stafleden van de vakgroep. Je bent proactief en vindt het leuk om een rots in de branding te zijn voor de medewerkers. Je neemt initiatief om werkprocessen van het secretariaat te verbeteren waar mogelijk. Naast algemeen administratieve en onderwijsondersteunende taken is het welkom heten van nieuwe medewerkers, het creëren van een gastvrije omgeving en het verbinden van medewerkers iets waar je voldoening uit haalt.

Werkzaamheden binnen het secretariaat betreffen onder meer:

- algemene administratieve taken, zoals communicatie, aanschaf van apparatuur, post- en mailafhandeling, plannen van vergaderingen, notuleren, archiveren, reserveren van zalen en het bestellen van catering
- ondersteunen van docenten met administratieve aspecten van hun vakken (zoals groepen aanmaken in de online leeromgeving Brightspace, announcements plaatsen, regelen tentameninzages)
- plannen, organiseren, voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen (zowel Nederlands- als Engelstalig)
- ondersteuning bij financiële- en HR-zaken (zoals bijhouden financiële administratie, aanleveren informatie voor rapportages en het aanstellen van student-assistenten)
- actieve betrokkenheid bij het onboarden van nieuw aangestelde medewerkers en gastonderzoekers, waardoor ze zich welkom voelen en snel hun draai vinden
- actieve rol in het creëren van een gastvrije omgeving voor medewerkers, studenten en bezoekers. Versterken van sociale cohesie van de afdeling door het organiseren van teambuildingevenementen en sociale uitjes, en het voeren van de redactie van Operations-nieuwsbrief
- organisatie van evenementen en activiteiten gerelateerd aan projecten en conferenties
- medebegeleiden van een leerling management/office-assistant (BBL).

In het vakgroepsecretariaat werk je in een team met meerdere MOA’s. Goed onderling overleg, het werken via afgesproken werkwijzen en het elkaar kunnen vervangen, zijn noodzakelijk.

Informatie over de organisatie en afdeling
De Rijksuniversiteit Groningen (UG) behoort tot de top van de Europese researchuniversiteiten. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. De UG is internationaal georiënteerd. Talent, ambitie en ontwikkeling van de 34.000 studenten en 6.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd. Dit biedt kansen om door te groeien.

De vakgroep Operations is onderdeel van de faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB), met ongeveer 6.500 studenten en 650 medewerkers. Samen vormen we een internationale, persoonlijke en inspirerende academische gemeenschap. De faculteit is geaccrediteerd door de AACSB en EQUIS en behoort daarmee tot de top 1% van business schools in de wereld.

De vakgroep Operations is sterk in onderzoek en onderwijs op het gebied van het organiseren, stroomlijnen en innoveren van de totstandkoming van goederen en diensten en alles wat erbij komt kijken om deze uiteindelijk bij de klant te krijgen. Onderwerpen als duurzaamheid, globalisering en het produceren op een sociaal verantwoorde wijze nemen daarbij een belangrijke rol in. De vakgroep bestaat uit ongeveer 90 medewerkers. Ongeveer 25% van onze studenten en medewerkers is internationaal. Het team waar je komt te werken bestaat (indien compleet) uit 3 MOA’s en een BBL.

Meer informatie over de vakgroep kun je vinden via de link https://www.rug.nl/feb/organization/departments/operations/

Voor een succesvolle uitoefening van de functie zijn de volgende eigenschappen van belang:

- servicegericht en attent, empathisch en communicatief
- systematisch in aanpak, creatief in het vinden van oplossingen
- overzicht kunnen houden en prioriteiten kunnen stellen
- zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
- verantwoordelijk, gedreven en proactief, stressbestendig en veerkrachtig
- zorgvuldig en discreet.

Je opereert op mbo+ niveau, en hebt relevante secretariële of administratieve werkervaring. Daarnaast beheers je algemene ICT-vaardigheden (Word, Excel), heb je een goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift en ben je goed in plannen en organiseren. Ervaring met online leeromgevingen (bij voorkeur Brightspace) is een pré.

We zoeken iemand voor maximaal 32 uur. In eerste instantie bieden we je een jaarcontract, welke bij wederzijds enthousiasme verlengd zal worden naar een contract voor onbepaalde tijd. Salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime aanstelling minimaal € 2.618,- (schaal 6) tot een maximum van € 3.636,- (schaal 7). UFO profiel: Management/Office Assistant 2/3.

Daarbovenop is er jaarlijks 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De Rijksuniversiteit Groningen heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder de mogelijkheid om door meer te werken - maximaal 40 uur in de week - extra compensatie-uren op te bouwen, een uitstekende pensioenregeling via ABP, vakantiedagen, sabbatical leave, studieverlof, en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden zie: https://www.rug.nl/about-ug/work-with-us/new-staff/conditions-of-employment