Office Manager

Wil jij werken in een omgeving met leuke collega’s, een goede balans tussen werk en privé en waar zelfstandigheid gevraagd wordt? Ben jij organisatorisch sterk en vind je het een uitdaging om collega’s werk uit handen te nemen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega. Als Officemanager bied je secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning om daarmee de Algemeen Directeur van de kenniseenheid Agrotechnology & Food Science Group (AFSG) te ontzorgen en geef je leiding aan het directiesecretariaat. Bij AFSG houden we ons bezig met onderzoek en onderwijs op het gebied van voeding en gezondheid, levensmiddelentechnologie en biomoleculaire en biobased wetenschappen. De Algemeen Directeur onderhoudt veel contacten in de (internationale) Agrofood wereld, bijvoorbeeld met ministeries, topsectoren, instituten en bedrijfsleven.

Jouw functie samengevat:

• je beheert de (complexe en dynamische) agenda van de Algemeen Directeur;
• je organiseert en beheert de mailbox van de Algemeen Directeur;
• je geeft leiding aan het directie- en stafsecretariaat dat naast jou bestaat uit 2 andere collega’s;
• je bewaakt procesmatige en procedurele voortgang van lopende dossiers en opdrachten en acteert hierop proactief;
• je bereidt diverse overleggen en vergaderingen in samenwerking met betrokken collega’s inhoudelijk voor en verzorgt de vergaderstukken, verslaglegging en onderhoudt actielijsten;
• je deelt voortgang, verzamelt bespreekpunten, doet proactief suggesties voor bijeenkomsten van de Algemeen Directeur en het directieteam (bestaande uit de directie, directiesecretaris, de HR manager en Finance manager);
• je draagt zorg voor een heldere communicatie naar belanghebbenden binnen en buiten de WUR en bereidt voor de Algemeen Directeur concepten voor van mails, teksten, memo’s, mededelingen etc.;
• je bent verantwoordelijk voor het goed verlopen en vastleggen van de administratieve processen binnen het secretariaat. Hierin neem je ook zelf initiatief voor het verbeteren van processen;
• je biedt samen met je directe collega (de Management Office Assistent van de directeur bedrijfsvoering) ondersteuning bij organisatie-brede taken, zoals het organiseren van een nieuwjaarsbijeenkomst of het afscheid van een collega.

Als Officemanager ben je het eerste aanspreekpunt voor diverse medewerkers en externe contacten m.b.t. de Algemeen Directeur.

• je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4, zoals Schoevers of een vergelijkbare secretariële opleiding;
• je hebt ruime werkervaring als Officemanager of directiesecretaresse in een complexe omgeving;
• je hebt een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels.

Verder:

• ben je goed in het stellen van prioriteiten, stressbestendig en heb je een vriendelijke, maar stevige persoonlijkheid;
• ben je pro-actief, oplossingsgericht, werk je zelfstandig en weet je van aanpakken;
• ben je integer, heb je gevoel voor verhoudingen en weet je op de juiste manier om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• zoek je als vanzelf de samenwerking op en leg je makkelijke nieuwe contacten;
• kun je goed overzicht houden over diverse taken en werken onder tijdsdruk;
• heb je ruime ervaring met softwarepakketten als MS-Office en maak je je nieuwe systemen en procedures snel eigen.

In onze internationale werkomgeving wordt steeds meer in het Engels gecommuniceerd. Voor deze functie gaat het om�taalniveau�B2.

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research.�Highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld:

• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• de mogelijkheid om door meer te werken extra compensatie uren op te bouwen;
• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• uitstekende pensioenregeling via ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal € 2932,-.tot maximaal € 4001,-. bij een volledige werkweek van 36 uur conform CAO Wageningen Research (schaal 8). Het betreft een functie voor 36 uur per week, maar 32 uur per week is bespreekbaar.

In eerste instantie bieden we je een jaarcontract, welke bij wederzijds enthousiasme daarna verlengd zal worden naar een contract voor onbepaalde tijd. Uiteraard gaan we graag het gesprek met je aan als hier vragen over zijn.

Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer.

Je gaat werken op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, en op een universiteit die voor de 19e achtereenvolgende keer is gekozen tot de "beste universiteit” van Nederland.

De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.600 medewerkers (6.700 fte) en 13.100 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR.

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.