Graduate School Officer / Medewerker Graduate School

Wil je ons versterken in het bieden van de beste support aan onze PhD kandidaten en onderzoekers? Solliciteer dan naar deze functie en word onderdeel van ons team!

Je gaat werken binnen de CentER Graduate School van TiSEM en ondersteunt het PhD programma. Jouw belangrijkste taak is het bewaken van de voortgang van de administratieve processen binnen het PhD programma. Je werkt in een team en hebt regelmatig contact met collega's van andere afdelingen binnen TiSEM.

In deze functie heb je twee hoofdtaken. Ten eerste word je de graduate officer voor al onze promovendi in het Professional PhD Program (PPP). Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de laatste fase van het promotietraject van al onze promovendi. In deze rol zal je onder andere:

• De Director of Graduate Studies PPP ondersteunen bij de organisatie van het PPP-programma, van werving tot de uiteindelijke promotie;
• De jaarlijkse PPP-cursusweek organiseren;
• In de laatste fase van het promotietraject de promovendus/promotor ondersteunen bij de benoeming van de promotiecommissie, de goedkeuring van het manuscript en het drukken van het proefschrift.

Daarnaast ondersteun je het gehele graduate office team met administratieve taken, zoals het regelen van complexe vergaderingen, het bestellen van lunches, het versturen van specifieke (bulk) e-mails en nieuwsbrieven.

Wij zijn op zoek naar een zelfstandige office assistant met minimaal een afgeronde vmbo-t/havo-opleiding, aangevuld met een relevante mbo- of hbo-opleiding (secretariële studie, office management, etc.) en enkele jaren relevante werkervaring. Je communiceert professioneel, effectief en vloeiend in zowel Nederlands als Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast heb je actuele kennis van diverse MS Office-programma's (inclusief Teams) en ben je in staat om snel nieuwe applicaties te beheersen.

• Je hebt team spirit: je hebt een positieve instelling, voelt je graag onderdeel van een team en uit dit door samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving;
• Je bent een proactief en enthousiast persoon die bereid is initiatief te nemen;
• Je voelt je comfortabel in een dynamische omgeving en weet onder druk prioriteiten te stellen;
• Je kunt systematisch werken, het overzicht behouden, de juiste verbindingen leggen en snel schakelen. Met andere woorden: je hebt een uitstekend organisatietalent;
• Je hebt een flexibele houding en een representatieve aanpak;
• Je bent organisatorisch gevoelig, hebt een goed gevoel voor prioriteiten en werkt discreet.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving: 

• Een functie op basis van  0.6 fte (24 uur per week). 
• Een salaris van minimaal €2,693.- en maximaal €3,636.- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel “Medwerker Studentenzaken 3” en salarisschaal 7. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring. 
• Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt initieel een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie wordt na deze periode aansluitend een vast contract aangegaan
• Een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%. 
• Ruim 8 weken vakantie. 
• De mogelijkheid om deels op de campus en deels thuis te werken met een thuiswerkvergoeding van €2 per dag.
• Vergoeding van duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV. 
• Een maandelijkse internetvergoeding van €25.
• Een keuzemodel waarin je arbeidsvoorwaarden uitruilt voor bijvoorbeeld extra verlof, meer pensioen, een fiets of personal training bij ons Sports Center. 
• Een pensioen bij ABP; het meest duurzame Nederlandse pensioenfonds.
• Trainingen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, leiderschap, onderwijs en onderzoek. Of een taalcursus bij ons Language Center. 
• Een werkcultuur waarin we verschillen omarmen, iedereen welkom is en gelijke kansen krijgt. 
• Een bruisende campus in een groene omgeving die goed bereikbaar is met het OV. 

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten. 

Tilburg University is een academische, inclusieve en betrokken gemeenschap. Samen met bijna 3.000 medewerkers zetten wij ons in voor een brede welvaart, duurzaam en voor iedereen. Voor de generaties van nu en later. We ontwikkelen en delen kennis voor de behoeften van mensen en onze maatschappij. Zo dragen wij bij aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken en helpen we de samenleving vooruit.

Onze 19.500 studenten van 110 nationaliteiten leiden we op tot verantwoordelijke leiders met kennis, kunde en karakter. Met ons onderwijs en onderzoek naar een brede welvaart zetten we extra in op thema’s als mentale en preventieve zorg, een inclusieve arbeidsmarkt, de energietransitie en digitalisering.

Tilburg School of Economics and Management (TiSEM)
TiSEM is de grootste faculteit van de universiteit. TiSEM biedt gerenommeerd wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. Haar onderzoek behoort tot de beste van Europa. De onderwijsprogramma's, waarvan de meerderheid volledig in het Engels wordt aangeboden, zijn internationaal erkend met de AACSB-accreditatie die in 2002 werd toegekend. Het personeel en de studenten vormen een ambitieuze internationale gemeenschap. 

Research Support Team TiSEM
Het graduate office maakt deel uit van het Research Support Team (RST), dat bestaat uit een enthousiaste groep medewerkers die ondersteuning bieden aan de onderzoekers en het managementteam van de faculteit op gebieden zoals promoties, registratie van onderzoeksresultaten, kwaliteit van onderzoek en onderzoeksbeoordelingen.

Het RST is onderdeel van de Academic Services (AS) divisie van Tilburg University. Deze divisie is verantwoordelijk voor de formulering en implementatie van het onderzoeks-, onderwijs- en impactbeleid van de universiteit. De organisatorische en administratieve ondersteuning voor studieprogramma's, graduate schools en onderzoeksprogramma's wordt door de divisie verzorgd. Daarnaast biedt Academic Services begeleiding aan studenten, docenten, onderzoekers en promovendi, en ondersteunt het de acquisitie van onderzoeksfinanciering en de valorisatie van onderzoeksresultaten.

De divisie is onderverdeeld in drie eenheden: Onderwijs, Onderzoek en Impact (Knowledge Transfer Office). De divisie heeft ook een Beleidsstafafdeling. AS Research faciliteert de onderzoeksambities van wetenschappers in samenwerking. Interdisciplinariteit en methodologische innovatie worden gestimuleerd. Om dit te realiseren, vertrouwen we op onze inhoudelijke expertise, de kracht om samen te werken en flexibel te zijn, en tonen we persoonlijk leiderschap.

Academic Services maakt deel uit van de grotere bedrijfsunit genaamd University Services.

De briefselectie staat gepland op 6 augustus; kort hierna ontvang je bericht van ons. De eerste selectiegesprekken vinden plaats op 12 of 15 augustus en de tweede op 22 augustus.. 

De selectiecommissie bestaat uit: 

1. Corine Goossens, Hoofd Research Support Team
2. Reyer Gerlagh, Vice-decaan onderzoek
3. Ank Habraken, PhD coordinator en beleidsmedewerker Research Support Team TiSEM
4. Janneke Scheepens, PhD coordinator.

Je start idealiter op zo snel mogelijk met werken voor Tilburg University. 

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid, gaat onze voorkeur uit naar een interne kandidaat.