Managementassistent secretariaat faculteitsbestuur Geesteswetenschappen

In deze functie zullen je werkzaamheden veelal dynamisch en afwisselend zijn, waarbij je zelfstandig je eigen taken uitvoert. Je zal komen te werken in een team van drie managementassistenten die de bestuurders en het managementteam gezamenlijk en op een collegiale manier ondersteunen. In deze rol houd je je voornamelijk bezig met de ondersteuning op het gebied van de medezeggenschap. Je hebt je eigen zelfstandige kerntaken, maar je maakt ook deel uit van het team van managementassistenten. Je beide collega’s ondersteunen de decaan en de vice-decanen.

Wat ga je doen?
Binnen deze functie heb je een gevarieerd takenpakket waarbij je samen met je collega’s de secretariaatsmailbox beheert en ondersteuning biedt bij:

• de faculteitsraad: voorbereiden van de agenda, versturen van stukken en notuleren van vergaderingen;
• de organisatie van grote facultaire bijeenkomsten, werkbezoeken en projecten;
• de benoemingen van leden van opleidingscommissies;
• de jaarlijkse Kiescommissie van de Faculteitsraad;
• de uitbetaling van bestuursbeurzen aan studentmedezeggenschappers;
• de commissies Basiskwalificatie Onderwijs en Seniorkwalificatie Onderwijs: voorbereiden van stukken, notuleren van vergaderingen, administratieve afhandeling.

Als managementassistent bij het bestuurssecretariaat van de faculteit Geesteswetenschappen werk je voor het facultaire bestuursteam. Aan het hoofd staat de decaan die daarbij ondersteund wordt door de vice-decanen onderwijs en onderzoek, de faculteitsdirecteur en een studentbestuurslid. Je valt onder de keten Huisvesting, Facilitaire- en Secretariële ondersteuning (HFS). Je hiërarchisch leidinggevende is het afdelingshoofd secretariële ondersteuning van de faculteit.

Als managementassistent beschik je over een helikopterview en bestuurlijke sensitiviteit. Je vindt het belangrijk om je proactief op te stellen en denkt in oplossingen. Je bent ondernemend en houdt van uitdagingen. Je weet hoe je met vertrouwelijke informatie moet omgaan. Tot slot ben je flexibel en heb je oog voor detail.

We zoeken iemand die stressbestendig is, een vermogen tot improviseren heeft en goed werkt binnen een team. Het is ook een pluspunt als je al bekend bent met het organiseren van grote bijeenkomsten en projecten.

Verder vragen wij dat je:

• beschikt over een hbo-werk- en -denkniveau met een uitstekende beheersing van het Nederlands en een goede beheersing van de Engelse taal;
• ervaring hebt in zeer complex agendabeheer en het overzicht kunt houden;
• ervaring hebt met notuleren in het Nederlands;
• een uitstekende beheersing hebt van het gehele Officepakket, met name Outlook;
• een grote mate van flexibiliteit hebt en goed ontwikkelde interculturele vaardigheden;
• een service- en resultaatgerichte instelling hebt.

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.072,- tot maximaal € 4.103,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.