Management assistent Universiteitsbibliotheek

Als management-assistent bij de Universiteitsbibliotheek (UB) van de VU lever je belangrijke ondersteuning voor het managementteam. Je bent deel van het secretariaat van de UB, een centrale plek in de organisatie. Je hebt een zelfstandige rol, waarin je het managementteam ondersteunt met secretarieel en organisatorisch werk. Daarnaast vorm je een team samen met twee andere collega’s, en neemt werk van elkaar over als dat nodig is.

Zo draag je bij aan een goed lopende UB! Het secretariaat wordt aangestuurd door de Directeur UB.

Jouw taken

• je ondersteunt leidinggevenden met agendabeheer en het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen
• je assisteert bij sollicitatieprocedures: je regelt afspraken en communicatie met kandidaten
• je verzorgt algemene organisatorische taken, zoals post- en telefoonafhandeling, en je houdt de mailbox van de afdeling bij
• je bent aanspreekpunt voor medewerkers: je verstrekt informatie en zo nodig verwijs je door binnen de organisatie
• je regelt facilitaire zaken zoals zaalreserveringen, het toewijzen van kantoorruimte, werkplekbeheer, het bestellen van kantoorartikelen, de catering en bloemen

• je hebt MBO+ werk- en denkniveau (minimaal een MBO4- of havo-diploma),
• je hebt een relevante management/secretariële opleiding of ervaring in een soortgelijke functie
• je hebt goede kennis van verschillende computerprogramma’s waaronder MS Office365 (Teams, Word, Excel, Power Point)
• je beheerst het Nederlands en Engels goed, in woord en geschrift
• je wil graag goede service verlenen en neemt daar verantwoordelijkheid voor

Competenties

• Open houding
• Ondernemend
• Eigenaarschap

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Een leuke functie in een hecht en enthousiast team. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal € 2.770,- en maximaal € 3.636,-(schaal 7) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Management Assistent 2 en staat open voor ten minste 0,6 fte. De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar.

Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• kinderdagverblijf aanwezig op VU campus
• gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

Welkom bij de dienst Universiteitsbibliotheek
Nieuwe bronnen ontdekken, beter onderzoek doen, onderwijs vernieuwen: dat is waar de dienst Universiteitsbibliotheek (UB) aan bijdraagt. We ondersteunen bij literatuuronderzoek, datamanagement, open access publiceren; we bieden workshops, begeleiding en studieplekken. Ook beheren en exposeren we bijzondere collecties, erfgoed en kunst.

Onze ambitie is om ons continu te blijven ontwikkelen tot dé centrale plek voor ontmoeting, kennisdeling en inspiratie. Om diensten te bieden waar we onderwijs en wetenschap verder mee helpen. Inspirerende manieren om samen te werken, van elkaar te leren, te groeien en nog meer impact te maken in wetenschap en maatschappij.

Kom je werken bij de UB? Dan draag je bij aan innovatieve dienstverlening die uitstekend aansluit op de wensen en behoeften van medewerkers en studenten. Persoonlijk, servicegericht, en voortdurend vernieuwend. Bij de UB werk je samen met ongeveer 100 collega’s op twee locaties: in het VU-hoofdgebouw en binnen het Amsterdam UMC, locatie VUmc.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.