Alumni community activities coördinator

De dienst Communicatie Expertise Centrum (CEC) van de TU/e is verantwoordelijk voor het communicatiebeleid en ondersteunt daarin de faculteiten, instituten en diensten. We werken aan een grotere (inter)nationale naamsbekendheid, een sterkere reputatie en dito imago om zo ons onderzoek internationaal nog sterker op de kaart te zetten, het aantal studenten verder te laten groeien en de vernieuwende oplossingen realiteit te laten worden. Onze afdeling is groeiende en momenteel zijn er ongeveer 90 collega's werkzaam.

Onderdeel van het CEC is het bureau voor Alumnirelaties en Universiteitsfonds Eindhoven. Het bureau faciliteert contacten met alumni. Dit varieert van mailings tot en met afspraken en bijeenkomsten, vaak in samenwerking met andere afdelingen of faculteiten. Met als doel een levendige en bloeiende community waarin alumni de weg naar de TU/e èn elkaar kennen.

In de functie van alumni community activities coördinator werk je binnen de dienst CEC bij het Alumnibureau dat fysiek op dezelfde afdeling zit. Het is een dynamische rol waarbij je een diversiteit aan Alumni-activiteiten organiseert en in goede banen leidt in samenwerking met maatschappelijk hooggeplaatste personen zoals ceo's, bestuurders en/of alumni.  Activiteiten hebben tot doel een wederkerige relatie op te bouwen tussen de universiteit en de externe relaties.

Kerntaken:

• Coördineren, organiseren en uitvoeren van een breed palet aan activiteiten dat zich richt op verschillende doelgroepen binnen de alumni community.
• Je werkt hierin samen met het team en maatschappelijk hooggeplaatste externe relaties, zoals ceo's, bestuurders en bent gericht op bevorderen van de relatie tussen de universiteit en haar alumni.
• Je ontwikkelt activiteiten voor en door alumni op basis van  wederkerigheid/ tweerichtingsverkeer
• Zelfstandig organiseren, coördineren en plannen  van afspraken met alumni, externe relaties en bestuursleden.
• Zelfstandig beheer en afhandeling van de in- en uitgaande correspondentie in het Nederlands en Engels.
• Het bewaken van de voortgang en efficiency binnen de afdeling door het coördineren, bewaken van afspraken, het opzetten van documentatie(systeem) en voortgangscontrole van Alumni projecten.
• Het verwerken van inkooporders en urendeclaraties van studentassistenten en je draagt zorg voor correcte documentatie en archivering van informatie.
• Administratieve - en projectmatige voorbereiding en organisatie van bijeenkomsten en evenementen en daarbij ondersteuning bieden bij de voorbereiding van Alumni programma's en projecten. Zelfstandig plannen en organiseren om de relatie met alumni te verbeteren en om donateurs te behouden; tevens verantwoordelijk voor de voortgangsbewaking en afhandeling van actiepunten.
• Opstellen en uitvoeren van efficiënte administratieve procedure(s) voor de opvolging van donateurs na een schenking.
• Voor alumnibezoeken: inhoudelijk programma opstellen en organiseren.
• Thema-events: inhoudelijk programma opstellen en organiseren ism stakeholders, soms met externe stakeholders zoals HTC.
• Praktisch ondersteunen van bijeenkomsten/evenementen voor Bureau Alumnirelaties en Universiteitsfonds Eindhoven.
• Organisatie van representatieve taken voor het bureau, zoals teamuitje, borrels, lunches.

Werken binnen CEC is dynamisch en soms hectisch; we doorlopen momenteel een ontwikkelingstraject, SQUAD genaamd, waarbij we de CEC dienstverlening optimaliseren. We trekken hierbij op met onze collega dienst ESA, GA en het instituut RSV.

Als kandidaat:

• Beschik je over een MBO+/HBO diploma, bij voorkeur in de richting van Management office assistent en of heb je relevante werkervaring binnen een secretariaat.
• Heb je een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau).
• Ben je stressbestendig en een flexibele multitasker.
• Ben je accuraat, klantgericht en representatief.
• Ben je resultaatgericht en heb je geen negen- tot vijfmentaliteit.
• Zit plannen en organiseren in je DNA en wordt je enthousiast van ontzorgen.
• Flexibele, servicegerichte en proactieve houding.
• Initiatiefrijk, waarbij we je graag uitdagen om met vernieuwingen en/of verbeteringen t.a.v. de huidige activiteitenplanning te komen.
• Heb je goede sociale, diplomatieke en communicatieve vaardigheden.
• Beschik je over een gezonde dosis humor, positiviteit en doorzettingsvermogen.
• Kun je werken met diverse computersystemen.

• Je start met een jaarcontract waarna een vaste aanstelling volgt als het wederzijds goed bevalt
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal €3.771,- bruto per maand (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten) bij een fulltime dienstverband.
• Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers zich blijven ontwikkelen en bieden daarvoor diverse faciliteiten.
• Ook hebben we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, een ruime werkgeversbijdrage aan de ABP-pensioenregeling & een keuzemodel arbeidsvoorwaarden.
• Duurzaamheid en Vitaliteit zijn belangrijke pijlers binnen de TU/e; er worden regelmatig workshops gehouden of bijeenkomsten op deze thema's.  
• Je wordt onderdeel van onze levendige TU/e community van ruim 6000 medewerkers en meer dan 13.000 studenten.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!