Sta jij voor kwalitatief goede managementondersteuning? Sta je stevig in je schoenen en is 'verbinden' jouw tweede natuur? Dan ben jij diegene die we zoeken!
Jij geeft leiding aan ongeveer 20 management-/office-assistenten van diverse secretariaten binnen de Universitaire Bestuursdienst. Jij zorgt ervoor dat het soepel verloopt, de dienstverlening aansluit en lost knelpunten op waar nodig. Je bent een ervaren professional die vakkennis combineert met het motiveren en inspireren van teams.
Wat ga je doen? Als afdelingshoofd secretariaten van de Universitaire Bestuursdienst ben je de verbinder die faciliteert een optimale samenwerking en soepele processen binnen je team en met de directies. Jij zorgt ervoor dat het team optimaal hun werk kan doen en maakt duidelijke afspraken over de behoefte aan dienstverlening voor elk secretariaat. Met een coachende stijl weet je anderen te motiveren en te begeleiden, maar je neemt de leiding wanneer de situatie daarom vraagt.
Hieronder een overzicht van je belangrijkste taken:
- leidinggeven aan en coachen van ongeveer 20 management- en office-assistenten;
- afspraken maken met je teamleden over werktijden, verlof en taken binnen het team;
- zorgen voor de scholing en professionele ontwikkeling van je teamleden;
- jaarlijkse beoordelingsgesprekken voeren en voorbereiden van werkoverleggen;
- wervingen begeleiden en contact onderhouden met hr, re-integratiedeskundigen en bedrijfsmaatschappelijk werk;
- regelmatig overleggen met belanghebbenden om de kwaliteit van de dienstverlening te toetsen en eventuele knelpunten op te lossen.
Je hebt oog voor de eigenheid van het werk op de verschillende secretariaten. Je kent je teamleden goed, hierdoor weet je wat hen bezighoudt, uitdaagt of dwarszit.
Je werkt nauw samen met
Marloes, jouw collega-afdelingshoofd. Samen verzorgen jullie de aansturing van de secretariaten in de verschillende directies en vervangen elkaar bij afwezigheid. Je leidinggevende is
Christelle, manager van het Cluster Staf Bedrijfsvoering van de Directie Campus & Facility. Bij ons vind je dynamiek en uitdaging, tijd om te sparren en ook plezier te hebben in de hectiek.