Managementassistent Finance & Control

Wat ga je doen? 
In deze functie zijn dit (onder andere) de hoofdactiviteiten: •    Complex agendabeheer en planning: het vooruitplannen van bijeenkomsten, afspraken en vergaderingen waarbij je zelfstandig prioriteiten stelt. 
•    Mailbox van directeur bijhouden, het oppakken en bewaken van acties die daaruit voortvloeien en zo nodig met de directeur afstemmen.
•    Agendabeheer, notuleren/bijhouden actielijst en verdere coördinatie die voortvloeit uit diverse overleggen binnen de afdeling.
•    Het ondersteunen van de directeur en MT op administratief en secretarieel vlak.
•    Mailafhandeling van diverse mailboxen, de voornamelijk interne correspondentie waaronder ook het beantwoorden van mails.
•    Administratieve ondersteuning, afhandelen correspondentie, opmaken van interne brieven, het beoordelen en goedkeuren van facturen.
•    Facilitaire ondersteuning zoals het reserveren van ruimtes, catering bestellen, hotels en reizen boeken, kantoorbenodigdheden bestellen.

Hoe gaat een willekeurige dag bij Tilburg University er voor jou uitzien? 
Vandaag begin je vroeg omdat er een drukke dag voor je ligt. Eenmaal op kantoor blijkt dat de dag anders verloopt. De directeur finance & control dient vandaag aan te sluiten bij de collegevergadering en hiervoor heeft hij ook voorbereidingstijd nodig. Aangezien de agenda vol zit overleg je met hem welke afspraken er verplaatst kunnen worden. Samen vinden jullie een geschikt moment. Omdat een collega managementassistent eerder naar huis gaat neem je haar taken over. Een van de MT leden vraagt je om een spoedoverleg in te plannen met de directeur. Dit betekent dat je een afspraak, die al een paar keer verzet is, opnieuw moet verzetten. Na de lunchwandeling in het prachtige Warandebos waar de universiteit aan ligt gebruik je de middag om agenda’s te behandelen en mailtjes af te handelen. Op het einde van de dag heb je nog tijd om de conceptagenda op te stellen voor de MT-meeting later in de week. Dan zit je dag erop en ga je met een voldaan gevoel weer naar huis.

Ben jij de ervaren managementassistent die moeiteloos overzicht houdt en graag ontzorgt. Heb jij een scherp oog voor detail en beheert de complexe agenda’s met gemak. Flexibel en wendbaar als je bent stel je moeiteloos prioriteiten en breng je rust in dynamische en nieuwe situaties. Je hebt gevoel voor politiek- bestuurlijke verhoudingen. Dankzij jouw positieve instelling en energieke aanpak werk je prettig samen met je collega managementassistente.

Wat bieden wij jou? 
Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving: 

•     Een functie op basis van 0.8 fte (32 uur per week). 
•     Een salaris van minimaal € 2870,- en maximaal € 3771,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Managementassistent/Office-assistent 2 en salarisschaal 7. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante werkervaring. 
•     Dit is een vacature voor een positie conform artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden. Bij goed functioneren wordt het tijdelijke contract omgezet naar een vast dienstverband.
•     Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%. 
•     Als je 40 uur per week werkt ontvang je 41 vakantiedagen per jaar. 
•     De mogelijkheid om deels op de campus en deels thuis te werken met een thuiswerkvergoeding van €2 per dag.
•     Vergoeding van duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV. 
•     Een maandelijkse internetvergoeding van €25.
•     Een keuzemodel waarin je arbeidsvoorwaarden uitruilt voor bijvoorbeeld extra verlof, meer pensioen, een fiets of personal training bij ons Sports Center. 
•     Een verhuiskostenvergoeding (onder voorwaarden). 
•     Medewerkers afkomstig uit het buitenland kunnen in aanmerking komen voor een belastingvrije vergoeding voor extraterritoriale kosten gelijk aan 30% van het belastbare salaris. 
•     Een pensioen bij ABP; het grootste Nederlandse pensioenfonds.
•     Trainingen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, leiderschap, onderwijs en onderzoek. Of een taalcursus bij ons Language Center. 
•     Een werkcultuur waarin we verschillen omarmen, iedereen welkom is en gelijke kansen krijgt. 
•     Een bruisende campus in een groene omgeving die goed bereikbaar is met het OV. 

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten. 

Informatie en solliciteren 
Wil je meer weten voordat je solliciteert? Neem gerust contact op met Jolanda van Hest, e-mail:  j.a.p.vanhest@tilburguniversity.edu.

We nodigen je uit om voor 13 januari 2025 te solliciteren; dit kan uitsluitend online. 

De eerste selectiegesprekken staan gepland op maandag 20 januari 2025 ’s-ochtends en de  tweede gesprekken op donderdag 23 januari 2025 ‘s-middags.

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid, gaat onze voorkeur uit naar een interne kandidaat.