Management assistant (0.6 - 0.8 fte)

Je kunt niet meer op deze vacature solliciteren (deadline was 12 jan)

Let op: Je kunt niet meer op deze vacature solliciteren (deadline was 12 jan). Bekijk het actuele vacature aanbod of kies een item in de hoofdnavigatie hierboven.
Terug

Management assistant (0.6 - 0.8 fte)

Als Management/ Office Assistant binnen Library and Information Services (LIS) ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden binnen het secretariaat.

Deadline Gepubliceerd op Vacature ID V81.7902

Academic fields

Techniek

Job types

Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)

Weekly hours

22.8 uur per week

Location

De Rondom 70, 5612 AP, Eindhoven

Bekijk op Google Maps

Functieomschrijving

Wat ga je doen?

Als management assistant maak je deel uit van de afdeling Office Support welke één van de Teams is binnen de stafafdeling 'Office of the CIO' van LIS.

Het huidige secretariaat bestaat uit 4 Management assistants die in nauw verband samenwerken. I.v.m. het vertrek van een van de teamleden zijn wij op zoek naar een nieuwe collega.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:
  • Ondersteunen van de Director/ Deputy Director LIS en overige MT leden;
  • Zorgdragen voor juiste informatievoorziening, complex agenda beheer en ondersteunen in het prioriteren van inkomende en uitgaande correspondentie (veelal via e-mail);
  • Ad hoc oppakken van uiteenlopende werkzaamheden en het op personal assistant-level ondersteunen van Director/ Deputy Director LIS;
  • Faciliteren en mede organiseren van LIS Team events (LIS Quarterly / Strategy/ etc.);
  • Up-to-date houden van administratie, medewerker overzichten en distributielijsten;
  • Opvolgen en goedkeuren van bestellingen/ facturen;
  • Boeken van meeting rooms, catering en bestellen van kantoorartikelen;
  • Coördinerende rol betreffende diverse activiteiten en vraagbaak voor medewerkers LIS.

Functie-eisen

Gewenst profiel:
  • MBO+/HBO werk- en denkniveau met minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie, aangevuld met een management assistent of secretariële opleiding;
  • Je krijgt energie van een uitdagende functie en kunt proactief inspelen op een groeiende en veranderende groepsstructuur. Je neemt initiatief, denkt mee over het effectiever inrichten van het secretariaat;
  • Op grond van globale aanwijzingen inhoudelijk bewerken van informatie in bijv. PowerPoint presentaties;
  • Je bent mede verantwoordelijk voor het bijhouden van diverse administratie;
  • Kunt prioriteiten stellen, bent stressbestendig en hebt goede organisatorische, ondersteunende- en communicatieve vaardigheden;
  • Je bent een echte teamplayer, maar je kunt ook goed zelfstandig werken met een collegiale, flexibele en zelfstandige werkhouding;
  • Je bent in staat om positieve relaties op te bouwen met het management, collega's en klanten op alle niveaus van de organisatie, het werken met verschillende stakeholders is voor jou een plezier in het werk. Je voelt je op je gemak in een internationale omgeving;
  • Je beschikt over een goede beheersing van Microsoft 365 (Office) programma's en je hebt affiniteit met het werken met verschillende softwaretools;
  • Je beschikt over een uitstekende beheersing van het Nederlands en het Engels in woord en geschrift;
  • Werkdagen zijn bij voorkeur in ieder geval: maandag, dinsdag en donderdag.

Arbeidsvoorwaarden

Een dynamische functie binnen een internationale maar persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten en onderzoekers, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast prachtige architectuur vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Aanvullend onderstaand de arbeidsvoorwaarden:
  • Een uitdagende baan in een dynamische setting, waar je zowel vakinhoudelijk en persoonlijk verder kunt ontwikkelen;
  • Je wordt aangesteld voor een periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
  • Een marktconforme salarisregeling conform de CAO Nederlandse Universiteiten. Deze functie is ingedeeld afhankelijk van kennis en ervaring in salarisschaal 6 - 7 (min. €2.872,- en max. €3.809,- bruto per maand op basis van  een fulltime dienstverband) afhankelijk van je ervaring, opleiding en kennis;
  • Daarnaast ontvang je ook nog eens extra vakantiegeld per jaar (8% in mei), een eindejaarsuitkering (8,3% in november, een zogenaamde 13e maand.);
  • Een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een uitstekende technische infrastructuur, uitstekende sportfaciliteiten, spaarregelingen en 41 vakantiedagen op basis van 40 uur per week;
  • Hier vindt u nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière aan de TU/e!

Working at TU/e

Join the Eindhoven University of Technology and contribute to a brighter tomorrow for us all. Find out what sets TU/e apart.

Learn more