Management assistent - Westerdijk Institute - Utrecht

Voor onze directie zoeken wij een professionele management assistent / directiesecretaresse met een scherp oog voor detail en een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Dit ga je doen
Je werkt ter ondersteuning van de instituutsdirecteur en de managing coördinator. Je verantwoordelijkheden hierbij omvatten onder andere:

• Agendabeheer en verzorgen van correspondentie;
• Voorbereiden van vergaderingen en verzamelen en archiveren van informatie;
• Ontvangen van bezoekers en boeken van reizen;
• Notuleren van verschillende overleggen (meestal in het Engels), waaronder het MT-overleg en het overleg met de Onderdeelscommissie van de Ondernemingsraad;
• Assisteren bij (de voorbereiding van) werkbezoeken en de organisatie van evenementen zoals symposia;
• Coördineren bij het opstellen van management rapportages.

Gezien het internationale karakter van het instituut is veel correspondentie en communicatie Engelstalig. De dagelijkse interactie met de instituutsdirecteur is in het Engels.

Dit breng je mee
Wij zoeken een initiatief nemende en communicatief vaardige collega die graag zelfstandig werkt en goed kan omgaan met verschillende taken. Je houdt ervan om zowel intern als extern het centrale aanspreekpunt te zijn.

Je beschikt over de volgende kwalificaties en vaardigheden:

• HBO/MBO+ werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in spraak en schrift;
• Sterke organisatorische en coördinerende vaardigheden;
• Flexibel, assertief en in staat om zelfstandig te werken;
• Organisatiesensitief, toegankelijk en discreet;
• Vaardigheid in het werken met Microsoft Office (Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en bekendheid met Adobe Professional;

Wat bieden wij?
Wij bieden een uitdagende functie binnen een internationale werkomgeving bij een toonaangevend onderzoeksinstituut met een wereldgerenommeerde collectie van levende schimmels. Ons instituut kent een informele, collegiale sfeer met ruimte voor eigen initiatieven. Je rapporteert aan de instituutsdirecteur. Een parttime invulling van deze positie voor minimaal 32 uur is bespreekbaar

Wij zoeken een initiatief nemende en communicatief vaardige collega die graag zelfstandig werkt en goed kan omgaan met verschillende taken. Je houdt ervan om zowel intern als extern het centrale aanspreekpunt te zijn.

Je beschikt over de volgende kwalificaties en vaardigheden:

• HBO/MBO+ werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in spraak en schrift;
• Sterke organisatorische en coördinerende vaardigheden;
• Flexibel, assertief en in staat om zelfstandig te werken;
• Organisatiesensitief, toegankelijk en discreet;
• Vaardigheid in het werken met Microsoft Office (Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en bekendheid met Adobe Professional;

Arbeidsvoorwaarden
Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 3.186,- en maximaal € 4.255,- bruto per maand bij een full time dienstverband (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten/KNAW) . Dit is exclusief 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding en pensioenopbouw bij het ABP.

De KNAW biedt haar medewerkers een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Een pakket dat voorziet in de verschillende behoeften die medewerkers afhankelijk van hun levensfase, levenswijze of loopbaanambities hebben. Zo is het mogelijk om door wekelijks twee uur per week extra te werken het aantal vakantiedagen van 29 tot 41 dagen per jaar (bij fulltime dienstverband) uit te breiden.

Voor een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden wordt verwezen naar de webpagina: werken bij de KNAW.

Het aanvragen van een VOG kan onderdeel uitmaken van de indiensttredingsprocedure.

Wil je meer weten?
Neem contact op met: Dianne Ickenroth, Coördinator Bedrijfsvoering via e-mail: d.ickenroth@wi.knaw.nl.

Sollicitatieprocedure
Solliciteren kan tot 17 maart 2025.
De gesprekken worden in zowel Nederlands als Engels gehouden.

Het Westerdijk Fungal Biodiversity Institute is een onderzoeksinstituut van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen en is gevestigd op het Utrecht Science Park. Onze onderzoekers onderzoeken de biodiversiteit binnen het volledige spectrum van het schimmelrijk. Ze ontwikkelen en gebruiken daarbij een breed scala aan technieken om de biologie, ecologie en genetische informatie van schimmels in kaart te brengen.

Met een unieke collectie van meer dan 100.000 levende schimmelstammen, gisten en bacteriën, staan we wereldwijd aan de top van mycologisch onderzoek. We zijn een expertisecentrum voor mycologie en dragen bij aan het oplossen van maatschappelijk relevante vraagstukken op het gebied van gezondheid, landbouw en industrie.

Ons relatief kleine, internationaal diverse instituut telt 50 medewerkers en een vergelijkbaar aantal gastonderzoekers.

Kijk voor meer informatie op de website van het Westerdijk Instituut: www.wi.knaw.nl.

Diversiteit & Inclusie
De KNAW acht een werkomgeving waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt van groot belang. Een werkomgeving waarin aandacht is voor individuele kwaliteit en waar ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Samen streven we naar een inclusieve cultuur waarin we verschillen omarmen. We nodigen dan ook graag kandidaten uit die door hun achtergrond en ervaring hieraan een bijdrage willen leveren. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen de KNAW op deze wijze versterkt.
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Wil je meer weten?
Neem contact op met: Dianne Ickenroth, Coördinator Bedrijfsvoering via e-mail: d.ickenroth@wi.knaw.nl.

Sollicitatieprocedure
De eerste gespreksrondes staan gepland in de week van 17 maart 2025. In deze gespreksrondes worden (ook) vragen in het Engels gesteld.
We streven er naar om uiterlijk eind maart 2025 een arbeidsvoorwaarden aanbod te kunnen doen.