Help jij onze medewerkers en studenten bij het vinden van een ruimte voor hun vergadering of event? Ben jij handig in het inrichten en verbeteren van de systemen die we gebruiken voor onze ruimteplanning? Werk je graag in een gezellig team? Dan is dit jouw nieuwe functie!
Informatie Als medewerker ruimtereservering en -beheer maak je deel uit van het team BookMySpace & Conferences, dat verder bestaat uit 6 collega’s. Het team is onderdeel van de afdeling Operational Services & Location Management van het Facility Management Center.
In deze rol beheer je onze zalenpool en zorg je ervoor dat studenten en medewerkers een passende oplossing voor hun ruimteaanvraag krijgen.
De medewerkers van het
Facility Management Center (FMC) verzorgen diverse facilitaire producten en diensten. Hierbij kun je denken aan onder andere beveiliging, zaalbeheer, congressen, post, transport, catering, schoonmaak en afvalbeheer.
Wat ga je doen: Als medewerker ruimtereservering en -beheer ben je verantwoordelijk voor het beheren van de zalenpool, zowel in omvang, samenstelling, beschikbaarheid als inrichting. Je ondersteunt gebruikers van de ruimten door het toegang verlenen tot het reserveringssysteem Book My Space en het communiceren van de mogelijkheden. Je ziet toe op het correct gebruik van de ruimten, in samenwerking met de medewerkers van de afdeling Location Management. Je inventariseert en analyseert het gebruik van de reserveringstools en de ruimten. Je verzorgt managementrapportages over onder andere bezetting van ruimten en no-show, en doet aan de hand van deze rapportages voorstellen voor de inrichting, samenstelling van doelgroepen en wijzen van gebruik van de ruimten.
Je beheert de communicatiemiddelen en zorgt ervoor dat de informatie zoals het beleid, de processen en de procedures up-to-date zijn. Je fungeert als de verbindende schakel tussen de ICT-beheerders, management van de faculteiten en diensten, en de gebruikers.
De universiteit wil haar onderwijs- en vergaderruimten efficiënt benutten, om zo haar groeiende populatie steeds weer een passende ruimte te kunnen bieden. Daarvoor is de applicatie Planon Ruimtereservering in gebruik genomen. Daarmee kunnen studenten en medewerkers, diverse ruimten en/of werkplekken op de hele campus reserveren en gebruiken, los van de beheerseenheid waaraan zij verbonden zijn.
Locaties worden voorzien van QR codes en Near field communication chips om zo efficiënt en eenvoudig mogelijk zowel ruimten als individuele (studie-)werkplekken te claimen.
Daarnaast gebruikt het FMC Planon als facilitair management informatie systeem, voor gebruik binnen de universiteit noemen wij deze applicatie Facilitator. De rol van key user maakt onderdeel uit van je takenpakket. Samen met je collega ben je binnen het FMC het aanspreekpunt voor onze medewerkers en leidinggevenden die Facilitator gebruiken voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Je traint en ondersteunt hen in het gebruik van het systeem. Met de operationele key-users van het FMC bespreek je mogelijke optimalisaties, je maakt specificaties en ondersteunt bij (acceptatie-) testen. Je brengt optimalisatieverzoeken in bij de Change Advisory Board en werkt mee aan de implementatie ervan.