Management Assistent

In deze functie maak je deel uit van het secretariaat van de afdeling bewegingswetenschappen en voer je zelfstandig secretariële en organisatorische taken uit ter ondersteuning van het management team van de afdeling. Je valt hiërarchisch onder de coördinator bedrijfsvoering.

Jouw taken

• Je fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers: je verstrekt informatie en indien nodig verwijs je door binnen de organisatie
• Je bent de spin in het web voor het reilen en zeilen op de afdeling en ondersteunt medewerkers met agendabeheer en het organiseren en notuleren van vergaderingen, bijeenkomsten, symposia en evenementen
• Je regelt facilitaire zaken zoals zaalreserveringen, het toewijzen van kantoorruimte, werkplekbeheer, het bestellen van kantoorartikelen, de catering en bloemen
• Je verricht algemene organisatorische werkzaamheden zoals post- en telefoonafhandeling en verzorgt correspondentie (bijhouden van de email inbox van de afdeling)
• Je biedt ondersteuning bij diverse administratieve processen, zoals bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers (regelen van toegangspassen, laptop, introductiegesprek etc.) en het bijhouden van het overzicht medewerkers op de website
• Je zorgt voor agenda uitnodigingen van evenementen binnen de afdeling, zoals onder meer colloquia, staff meetings en voorlichtingsdagen
• Je vormt een team samen met twee andere collega’s en neemt werk van elkaar over als dat nodig is
• Je kunt goed overweg met social media om onze opleidingen te promoten bij studenten

• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau (minimaal een MBO4 of havo diploma), aangevuld met een relevante management/secretariële opleiding of ervaring in een soortgelijke functie.
• Je hebt minimaal 2 jaar management ondersteunende werkervaring.
• Je hebt goede kennis van verschillende computerprogramma’s waaronder Microsoft Office.
• Je beschikt over uitstekende kennis en beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je hebt een dienstverlenende, flexibele, proactieve instelling en beschikt over goede contactuele eigenschappen.
• Je houdt van werken in teamverband, maar kunt ook zelfstandig werken.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 2.899,00 (Schaal 7) en maximaal € 3.809,00 (Schaal 7) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring
• Een functie voor minstens 0,6 fte (24 uur per week). Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar
• De functie is per direct in te vullen of ná de zomervakantie (rond half augustus)

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• collectiviteitskortingen op ziekte- en autoverzekering

Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen

De Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen (FGB) richt zich op het brede domein van gedrag en gezondheid. Met ons onderwijs en onderzoek spelen we actief in op de actuele ontwikkelingen in de maatschappij. Van gezond ouder worden tot e-health, van jeugdcriminaliteit tot de aanpak van depressiviteit, van training voor topsporters tot social media als onderwijstool. Uniek is dat we drie disciplines combineren: psychologie, bewegingswetenschappen en pedagogiek.

Werken bij Gedrags- en Bewegingswetenschappen is werken bij een ambitieuze organisatie die zich kenmerkt door een informele sfeer en korte communicatielijnen. BIJ FGB krijg je alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling. De faculteit telt ongeveer 3.400 studenten en ca 600 medewerkers.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 01-05-2025. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:

Naam: Chantal Renting-Mesman
Functie: Coördinator bedrijfsvoering
E-mail: c.f.mesman@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.