Management/Office-assistent R&I (0,8-1,0 fte)

Wil jij er mede voor zorgen dat alles op rolletjes loopt? Voel je je thuis aan de universiteit en ben je nieuwsgierig naar de onderzoekswereld? Krijg je energie van het uitvoeren van verschillende taken in een dynamische en soms complexe omgeving? Dan ben jij degene die we zoeken.

Wat ga je doen?
- je ondersteunt de directeur Research & Impact met secretariële en administratieve werkzaamheden en (interne) communicatieactiviteiten
- je bereidt vergaderingen voor, regelt geschikte vergaderlocaties en boekt gepaste catering. Je notuleert sommige van deze vergaderingen
- je ondersteunt als deel van het secretariaat wisselende activiteiten, (interne) bijeenkomsten en/of evenementen van het cluster, in overleg met de daarvoor verantwoordelijke collega’s. Soms kunnen dit ook cluster- en afdelingsoverstijgende overleggen/ bijeenkomsten zijn
- je behandelt inkomende en uitgaande correspondentie (zowel digitale als fysieke post; zowel NL als EN) en handelt e-mails zelfstandig af of stuurt ze door
- je beheert (complexe) agenda’s en anticipeert op komende afspraken
- je ondersteunt de directeur Research & Impact om te komen tot een beter draaiend cluster. Je doet hier vanuit jouw professie voorstellen om processen rond bijvoorbeeld archivering en analyses te verbeteren
- je bent aanspreekpunt voor jouw collega’s binnen het cluster en je assisteert bij voorkomende vragen, bijv. over NS-Business cards, kantoorartikelen, etc.
- je stelt (onderdelen van) concernrapportages op ten behoeve van de managementinformatie van het cluster Research & Impact.

Wij zoeken een zelfstandige, leergierige medewerker die oog heeft voor detail maar ook voor grotere processen, die graag meedenkt en initieert, gemakkelijk communiceert en goed overzicht kan houden. Je maakt deel uit van een team van 4 andere managementassistenten waarin samenwerken, meedenken, kwaliteit en klantvriendelijkheid centraal staan. Als team vormen jullie samen het secretariaat van het cluster Research & Impact en wanneer dat nodig is vervangen jullie elkaar onderling.

Organisatie

De Rijksuniversiteit Groningen behoort tot de top van de Europese onderzoek universiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en is betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van studenten en medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd.

Binnen het cluster Research & Impact (R&I) van University Services is er in het ondersteuningsteam ruimte voor een ervaren management/office-assistent ontstaan voor 0,8 tot 1,0 fte.

Het ondersteuningsteam voor Research & Impact heeft diverse taken en helpt elkaar bij het uitvoeren daarvan. De hoofdtaak voor deze vacature is het ondersteunen van de directeur Research & Impact en afwisselend bij te dragen aan activiteiten of evenementen van het cluster Research & Impact. De directeur Research & Impact leidt het cluster en is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en strategie van het cluster. Vanuit het cluster onderhoudt de directeur nauwe contacten met bestuurders en externe partners.

Het cluster Research & Impact werkt samen met onderzoekers en bestuurders van de Rijksuniversiteit Groningen om goed wetenschappelijk onderzoek mogelijk te maken en een positieve impact op de samenleving te hebben. We zorgen bijvoorbeeld voor goede ondersteuning van onderzoekers, helpen bij aanvragen voor onderzoeksgeld en organiseren bijeenkomsten en evenementen om partners voor onderzoekers te vinden. Samen met jouw collega’s binnen het secretariaat ondersteun je dit werk.

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste, assertieve en daadkrachtige management/office-assistent die voldoet aan de volgende eisen:
- minimaal: afgeronde mbo 4-opleiding, b.v. officemanagement en min. 5 jaren ervaring in een secretariële functie
- ruime kennis van en ervaring met MS Office (Word, Access, Excel, Power Point), Google Calendar, Google Drive, Google Forms en CRM-systemen
- uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift (minimaal B2-niveau)
- initiatiefrijk, prioritering van werkzaamheden, stressbestendig, gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, punctualiteit en accuratesse, integere omgang met vertrouwelijke informatie
- een uitstekende planner
- zelfstandig en collegiaal
- communicatieve, vriendelijke en proactieve houding.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:
- een salaris afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring van minimaal € 2.693,- en maximaal € 3.636,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
- een aanstelling voor een periode van een jaar. Bij goed functioneren behoort een vaste aanstelling tot de mogelijkheden. De functie is ingedeeld in het UFO-profiel management/office-assistent 2.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk