Ervaren managementassistent, 32-38 uur

Het faculteitsbureau ondersteunt de decaan en de directeur bedrijfsvoering van de faculteit Engineering Technology. Het faculteitsbureau bestaat uit twee managementassistenten en een bestuurssecretaris en is het eerste aanspreekpunt; zo ontvang je bezoek, beantwoord je vragen en verwijs je waar nodig door. In de drukte ga jij effectief en efficiënt te werk, je organiseert en weet rust te brengen in zeer drukke agenda’s. Zowel voor als achter de schermen creëer jij overzicht, weet je prioriteiten te stellen en zorg je voor de nodige verbindingen. Je werkt nauw samen met je collega’s en vanzelfsprekend vervang je elkaar bij afwezigheid. Daarnaast werk je effectief samen met collega’s van andere administratieve en academische teams binnen de universiteit om de faculteitsdoelen te ondersteunen.

Belangrijkste taken

• Screenen en beoordelen van inkomende correspondentie, vragen, mails en documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
• Juiste archivering van documenten, bestanden en vergaderstukken;
• Verzorgen van faculteit-brede communicatie (Engels en Nederlands); zo stel je conceptberichten op, al dan niet samen met collega’s en houdt delen van het ET inter- en intranet bij. Je hebt oog voor de tone-of voice en details in de berichtgeving;
• Plannen en zorgen voor de voorbereiding van faculteitsevenementen, bestuurs- en commissievergaderingen. In sommige gevallen zorg je voor notulering van besluiten en actiepunten;
• Up-to-date houden van de agenda’s, je kijkt vooruit en denkt mee;
• Deadlines in de gaten houden en zorgen voor een goede follow-up van afspraken.

Je bent energiek, proactief, praktisch en oplossingsgericht en hebt ruime ervaring in de managementondersteuning, bij voorkeur in een politiek bestuurlijke omgeving. Als professional weet je resultaten te boeken waarbij je gemakkelijk schakelt tussen verschillende niveaus en situaties, tactisch en met goed gevoel voor de verhoudingen. Je voelt goed aan wat op welk moment nodig is en kunt gemakkelijk multitasken. Je ziet kansen en bent in staat processen te doorzien en (digitaal) te verbeteren. Tot slot signaleer je verbetermogelijkheden en weet je die door te voeren.

Verder

• Beschik je over minimaal een MBO werk- en denkniveau, bent in het bezit van een relevant diploma en hebt relevante werkervaring;
• Werk je accuraat, ben je discreet en ga je integer om met vertrouwelijke informatie. Je bent een aanspreekpunt binnen de faculteit;
• Weet je van aanpakken: je kunt snel schakelen en weet wanneer het nodig is om bij te springen;
• Beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift;
• Ben je flexibel en kun je goed met onverwachtse situatie omgaan;
• Ben je in staat zowel in teamverband als zelfstandig te werken;
• Ben je doortastend, besluitvaardig en een fijne collega die bijdraagt aan de goede sfeer in het team;
• Ben je vanzelfsprekend zeer bekend met Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.

Wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met drs. Mariska Giesen, MSc MBA via m.giesen@utwente.nl of 053 489 5755. Jouw sollicitatie - vergezeld van een motivatiebrief en actueel CV - kun je uploaden tot uiterlijk 19 mei a.s. via onderstaande link.

De 1e gesprekken zullen plaatsvinden tussen 21 en 23 mei 2025.