Management/Office Assistant Groningen Institute for Evolutionary Life Sciences

De Rijksuniversiteit Groningen, opgericht in 1614, geniet een internationale reputatie als dynamisch en innovatief centrum voor hoger onderwijs dat onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit aanbiedt. Flexibele studieprogramma's en academische carrièremogelijkheden in een grote verscheidenheid aan disciplines stimuleren de 34.000 studenten en onderzoekers om hun eigen individuele talenten te ontwikkelen. Kwaliteit staat al meer dan vierhonderd jaar bij ons hoog in het vaandel en met succes: de universiteit staat momenteel in of rond de top 100 op verschillende invloedrijke ranglijsten.

Het Groningen Institute for Evolutionary Life Sciences (GELIFES), een van de grotere instituten van de Faculty of Science and Engineering (FSE), vult een speciale niche in de levenswetenschappen door met mechanistische, evolutionaire en ecologische benaderingen biologische systemen en processen te bestuderen, gericht op het begrijpen van biologische organisatie en adaptatie. Onderzoekers stellen fundamentele vragen, maar werken ook samen met partners uit natuurbehoud, industrie, geneeskunde en andere onderdelen van de samenleving.

Bij het Groningen Institute for Evolutionary Life Sciences (GELIFES) ontstaat een vacature voor de functie van management/office assistant (UFO profiel Management/Office-assistent 3).

Belangrijke werkzaamheden zijn:

- Initiëren en uitvoeren van ondersteunende secretariële werkzaamheden (agendabeheer, post- en mailafhandeling, archiveren, reserveren van zalen en het bestellen van catering) ten behoeve van de universitair (hoofd)docenten, hoogleraren, promotiestudenten en masterstudenten.
- Plannen, organiseren, voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen (zowel Nederlands- als Engelstalig).
- Aanmaken van persoonsdossiers ten behoeve van nieuw personeel (PhD’s, postdocs, PI’s) in samenwerking met de PhD coördinator en Business Manager.
- Actieve betrokkenheid bij het onboarden van nieuw aangestelde medewerkers.
- Verzamelen/verstrekken van informatie, zowel intern als extern.
- Organiseren en voorbereiden van seminars, congressen en sociale activiteiten.
- Bijhouden van de website.
- Bewaken van procedures en deadlines.
- Onderwijsondersteuning: voorbereiden tentamens, verzamelen tentamenvragen, archiveren en doorgeven cijfers aan student administratie.

Wij bieden

- werkdagen/tijden in overleg.
- fijne internationale werksfeer.

- Mbo secretaresseopleiding minimaal niveau 4.
- Recente werkervaring, liefst in een internationale werkomgeving.
- Ervaring met het ondersteunen van meerdere personen tegelijk.
- Zeer vaardig in het werken met Microsoft Office en bij voorkeur ook ervaring met Hora Finita, Brightspace, Progress, Prospero en Pure (of de bereidheid dit te leren).
- Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en het Engels; de voertaal is Engels.

Competenties
- Initiatiefrijk, proactief, accuraat, plannen en organiseren, communicatief vaardig en stressbestendig.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- Een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring, met een minimum van € 2.618 en een maximum van € 3.298 (schaal 6) bruto per maand voor een fulltime dienstverband (38 uur per week).
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen.
- Een contract in eerste instantie voor de periode van een jaar.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk

Mevrouw Emma Plender-Hartman, office manager
gelifes-office@rug.nl

Prof.dr. Jan Komdeur, board member portfolio support staff
j.komdeur@rug.nl

Prof.dr. Rampal Etienne, scientific director
gelifes-director@rug.nl