Managementassistent

Ben jij de ervaren managementassistent die wij zoeken voor de directeur bedrijfsvoering van onze faculteit? Jij bent in deze rol hét aanspreekpunt voor interne en externe afspraken met de directeur. Dit betekent dat jij de regie voert over haar agenda en in goede afstemming met de directeur de communicatie over haar afspraken verzorgt.

Ben jij een initiatiefrijke en ervaren managementassistent? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering van de faculteit. Jij bent hét aanspreekpunt voor interne en externe afspraken met de directeur. Dit betekent dat jij de regie voert over haar agenda en in goede afstemming met de directeur de communicatie over haar afspraken verzorgt. Je hebt gevoel voor de relevantie, urgentie en gevoeligheid van de afspraakverzoeken en handelt deze op passende wijze af. Je bent gewend te werken in een complexe omgeving waar de agenda voortdurend in beweging is, en weet daarin de juiste prioriteiten te stellen. Gevoeligheid voor wat speelt en discretie is een eerste vereiste voor deze rol.

Je werkt nauw samen met je directe collega op het bestuurssecretariaat die de ondersteuning voor de decaan verzorgt. Op momenten dat zij met verlof is behartig jij de lopende zaken en pak je het agendabeheer voor de decaan naadloos over. Samen waarborgen jullie de continuïteit van de werkprocessen.

Het bestuurssecretariaat is onderdeel van de afdeling bestuursondersteuning. Hiervan maakt ook het secretariaat van het faculteitsbureau deel uit, dat het agendabeheer van de overige bestuursleden en de MT-leden verzorgt en algemene secretariële taken voor het faculteitsbureau verricht. Ook de adjunct-bestuurssecretaris en een medewerker restauratieve voorzieningen maken deel uit van de afdeling. Je voert je werkzaamheden uit onder verantwoordelijkheid van de bestuurssecretaris van de faculteit.

Dit ga je doen
Taken en verantwoordelijkheden:

• het zelfstandig en proactief beheren van de agenda van de directeur bedrijfsvoering en in voorkomende gevallen ook de decaan;
• plannen van afspraken en vergaderingen met in- en externe relaties, verzorgen van de communicatie hierover;
• eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van grote vergaderingen;
• ontvangen van gasten voor decaan en directeur bedrijfsvoering;
• inschrijven en archiveren van in- en uitgaande post via het digitale postregistratiesysteem;
• verrichten van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden.

Dit vragen we van jou
Je bent proactief en stressbestendig. Je kunt goed prioriteiten stellen in een hectische werkomgeving. Je hebt een oplossingsgerichte instelling. Je werkt zelfstandig en nauwgezet. Je kunt goed schakelen en hebt zowel oog voor wat er nú nodig is, als voor de lange termijnplanning van afspraken. Je bent integer, accuraat, discreet en gastvrij in handelen en optreden.
Jouw ervaring en profiel:

• ruime ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau;
  minimaal hbo werk- en denkniveau;
• je hebt sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Je kunt je goed verplaatsen in verschillende gesprekspartners en schakelt makkelijk tussen collega’s, externe stakeholders, en andere betrokkenen;
• aantoonbaar ICT-vaardig: het MS365-pakket heeft geen geheimen voor jou en je bent in staat je nieuwe systemen snel eigen te maken;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;

Ervaring met het werken in een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling.

Dit bieden we jou nog meer
Je start met een tijdelijk contract voor de duur van een jaar met een proeftijd van twee maanden, met ingang van 1 september a.s. Na het eerste jaar word je dienstverband bij gebleken geschiktheid omgezet naar vast.
Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3218 tot € 4298 bruto per maand (schaal 8), op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.
Verder bieden we je:

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en collegiaal team waar hard gewerkt wordt met oog voor elkaar;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Hier ga je werken
De Faculteit der Geesteswetenschappen omvat een breed spectrum van gevestigd en vooruitstrevend onderwijs en onderzoek: van moderne en klassieke talen, geschiedenis, kunst- en cultuur, archeologie, filosofie, religiestudies tot Europese studies, nieuwe media, digital humanities en conservering en restauratie. We werken samen op een centrale locatie in het hart van de stad, waar we makkelijk contact met elkaar maken en waar collegialiteit en teamspirit centraal staan.

Als je vragen hebt of meer informatie wilt over de functie of de organisatie kun je contact opnemen met Marian Wilts, bestuurssecretaris en leidinggevende van het secretariaat, via: m.j.wilts@uva.nl.
Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag uiterlijk woensdag 11 juni tegemoet. De eerste gespreksronde zal zijn op donderdag 19 juni tussen 12.00 en 15.00.
Solliciteren kan online via de button hierboven. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv in één pdf. Sollicitaties die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.