Heb je graag een centrale en verbindende rol in een afdeling? Hou je van plannen, organiseren en coördineren? Zoek je flexibiliteit en afwisseling in je werk? Vind je het leuk om office/administratieve processen te bewaken en continu te verbeteren?
Kom werken bij de grootste universiteit van Nederland!Dan is de functie van Office Manager bij
Innovation Exchange Amsterdam (IXA) van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) wellicht iets voor jou! IXA UvA-HvA is een centrale dienst voor UvA en HvA met meer dan 50 zeer gemotiveerde professionals.
Wat ga je doen?
Je bent samen met je collega office manager een verbindende factor in de afdeling. Je draagt bij aan de efficiënte en effectieve organisatie, coördinatie en uitvoering van office werkzaamheden en bedrijfsvoering van de afdeling.
Jouw activiteiten op een rij:
- Algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals ontvangst gasten, e-mail-, post- en telefoonafhandeling, agendabeheer, archivering, interne communicatie, organiseren van personeelsuitjes, ed..
HR ondersteuning, zoals organiseren van sollicitatieprocessen, planning van jaargesprekken en overleggen, mutaties in het HR systeem verwerken, attenties versturen bij lief & leed.
- Assisteren bij facilitaire zaken: werkruimte, werkplekken, voorzieningen en reparaties.
- ICT: coördineren en bestellen van ICT-faciliteiten, telefoons, computers, software en het oplossen van problemen in samenwerking met de ICT-service afdeling.
- Assisteren bij de organisatie van evenementen, workshops en bijeenkomsten.
- Ondersteunen bij communicatie, zoals nieuwsbrieven en het up-to-date houden van informatie op websites.
Ondersteuning van enkele teams van IXA UvA-HvA:
- organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen en zorgdragen voor de verslaglegging;
- helpen met de organisatie van team specifieke activiteiten.
Wat neem je mee?Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
- Je hebt ervaring in een vergelijkbare rol en met vergelijkbare taken, zoals agendabeheer en het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning.
- Je bent in staat om de verbinding en samenwerking te zoeken in een divers team, waarbij je oog hebt voor de medewerkers.
- Je hebt goede contactuele en communicatieve vaardigheden, in zowel het Nederlands als het Engels.
- Je bent in staat om in verschillende programma’s en systemen te werken en uit diverse gegevensbestanden informatieve overzichten samen te stellen.
- Je stelt je dienstverlenend op, denkt mee en vooruit. Je komt ook uit jezelf met initiatieven en oplossingen.
- Je kunt goed plannen en organiseren, houdt het overzicht, kunt prioriteiten stellen en schakelt soepel tussen de diverse werkzaamheden, ook onder tijdsdruk.
Wat bieden we jou?
We bieden een dienstverband voor de periode van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Het dienstverband is voorzien voor 24-32 uur per week.
Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband minimaal €3.218 en maximaal €4.298 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur (schaal 8). De werkzaamheden maken deel uit van de organieke functie van Management/Office-assistent 1. De UvA biedt een marktconform salaris met 8.3% eindejaarsuitkering en 8% vakantiegeld en gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruim aantal verlofdagen, sportfaciliteiten, een professionele en innovatieve werkomgeving, flexibele werktijden en ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. De
Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.
Hier ga je werken
IXA UvA-HvA is een centrale dienst voor UvA en HvA, die de volgende kerntaken uitvoert: valorisatieondersteuning (business development, externe samenwerkingen en beheer van fondsgelden, studentondernemerschap), subsidieadvies, juridische ondersteuning ten behoeve van valorisatie en onderzoeksamenwerking, organisatie van events en ondersteunende communicatieactiviteiten. IXA UvA-HvA heeft een team van meer dan 50 zeer gemotiveerde professionals.
IXA is een samenwerking tussen de KTO’s (Knowledge Transfer Offices) van de Universiteit van Amsterdam, de Hogeschool van Amsterdam, het Amsterdam Universitair Medisch Centrum en de Vrije Universiteit Amsterdam.
Iedereen is bij ons een belangrijk deel van een divers geheel. We koesteren talent, stimuleren groei en zoeken nieuw talent. Kom jij binnenkort onze afdeling versterken?
Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw brief en cv graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Je kunt tot en met 22 juni 2025 solliciteren op deze functie.
Voor vragen over de functie kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:
Of met
- Maartje Bakker, Office Manager
- m.bakker@uva.nl
- T: 06-14286876