Junior projectmedewerker voorlichtingsevenementen

Ben jij sterk in organiseren en werk je graag samen aan evenementen waar alles klopt? Bij ons zorg jij dat studiekiezers zich welkom voelen – van voorbereiding tot evaluatie.

Wat ga je doen?
Je organiseert en coördineert de voorbereidingen van de (online) Master’s Open Days (twee keer per jaar), de (online) Bachelor Open Dagen (vier keer per jaar), studiekeuzebeurzen en bezoeken van scholieren uit het Nederlands Caribisch Gebied. Dit doe je samen met twee projectleiders. In deze rol werk je met veel verschillende partijen en organiseer je soms meerdere evenementen tegelijk. Je stelt daarom makkelijk prioriteiten en weet wie waarmee bezig is. Je blijft rustig onder druk, houdt het overzicht en let op de details.

Met 15.000 bezoekers per dag zijn de open dagen de grootste en belangrijkste evenementen van de universiteit. Jij inventariseert de wensen en benodigdheden op het gebied van catering, schoonmaak en zaalreserveringen bij alle deelnemende faculteiten, en zet acties uit bij de juiste afdelingen. Ook denk je mee over de programmering en organiseer je zelfstandig enkele onderdelen, zoals een markt met studentenverenigingen of rondleidingen. Je zorgt ervoor dat het aanmeldproces voor studiekiezers soepel verloopt, en dat zij en hun ouders goed geïnformeerd zijn.

Op de dag van het evenement ben jij het aanspreekpunt voor de studenten en collega’s die komen helpen. Jij zorgt dat zij weten waar ze moeten zijn en wat er van hen wordt verwacht. Ook regel je dat alle materialen, zoals bewegwijzering, aanwezig zijn en op de juiste plek terechtkomen.

Na afloop verzamel je feedback bij alle betrokkenen. Je kijkt wat er goed ging en wat beter kan. Op basis van jouw inzichten en ideeën draag je actief bij aan de doorontwikkeling van de evenementen.

Deze functie is echt iets voor jou als je:

• een afgeronde opleiding op hbo-niveau hebt, bijvoorbeeld in de richting van communicatie of eventmanagement;
• aantoonbare ervaring hebt met het organiseren van (online) evenementen;
• je mondeling en schriftelijk goed kunt uitdrukken in het Nederlands en Engels;
• makkelijk contact maakt met mensen: je hebt de juiste tone-of-voice en weet mensen mee te krijgen;
• beschikt over teamgevoel, maar ook zelfstandig kunt denken en werken;
• goed presteert onder druk. De piek ligt in de periode van september tot en met maart. Daarna is het wat rustiger en pak je kleinere projecten op.

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 uur met een bruto maandsalaris tussen € 2.789,- en € 3.378,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van je kennis en ervaring (inschaling is in schaal 7, tot maximaal trede 5 volgens de cao Nederlandse Universiteiten).
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Communicatie ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten en diensten bij het ontwikkelen en implementeren van beleid rondom communicatie en onderwijsmarketing van de universiteit. Strategie, beleid en uitvoering komen daarbij samen. De directie voert de regie over het communicatie- en marketingbeleid van de universiteit en stelt dit in nauwe samenwerking met de faculteiten periodiek bij. Daarnaast ontwikkelt de directie Communicatie nieuwe initiatieven op universitair en facultair niveau.

Eline Weerts (projectleider Master’s Open Days), via e.a.weerts@uu.nl of met Eva Reinartz (projectleider Bachelor Open Dagen), via e.a.reinartz@uu.nl. Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.