Management-assistent/Office-assistent Studenten Services

Heb je zin in een afwisselende functie? En zet je graag de puntjes op de i? Lees dan snel verder! Studenten Services zoekt een enthousiaste en gemotiveerde management-assistent/office-assistent voor 24 tot 32 uur per week.

Kom bij ons werken!
Als management/office-assistent ondersteun je verschillende teams binnen Studenten Services met de organisatie en (financiële) administratie van werkzaamheden. Op dit moment worden de afdelingen Bureau Studenten Psychologen, Studentendecanen en Immigration ondersteund door het brede ondersteuningsteam van management/office-assistenten. In de toekomst kan dit worden uitgebreid met nieuwe werkzaamheden voor andere teams. Daarnaast ondersteun je ook bij StS-brede taken, denk hierbij o.a. aan de bestellingen van kantoorartikelen en de post.

Je komt te werken in een klein team van 4 office assistenten. De taakverdeling gebeurt in onderling overleg in het team en met de coördinator bedrijfsvoering. Het takenpakket kan gedurende het jaar wisselen, afhankelijk van de behoefte van de organisatie en wensen van de medewerker(s). Uitgangspunt is dat taken altijd door ten minste 2 collega’s worden uitgevoerd.

Dit ga je doen
Onderstaande taken worden verdeeld binnen het team:

• Studentendecanen: Je ondersteunt in de procesafhandeling en de (financiële) administratie voor de aanvragen van de bestuursbeurzen en aanvragen voor financiële ondersteuning uit het Profileringsfonds. Daarnaast ondersteun je bij de verwerking van aanvragen voor tentamenvoorzieningen en notuleer je tijdens het decanenoverleg;
• Studentenpsychologen: Je beantwoordt vragen van studenten, collega’s en andere betrokkenen en beheert aanmeldingen in de Powerapp. Je helpt bij het plannen van afspraken die niet via het bookingsysteem kunnen worden gemaakt. Je ondersteunt het ASS programma (voor studenten met een Autisme Spectrum Stoornis) met logistieke en administratieve taken. Daarnaast notuleer je tijdens het teamoverleg van de psychologen.
• Trainingsadministratie: Je ondersteunt het trainingscentrum met logistieke en administratieve taken, hieronder vallen onder andere het plannen van de trainingen van diverse teams, het boeken van zalen en up-to-date houden van het aanbod voor studenten op de site. Daarnaast beheer je de mailbox en notuleer je diverse overleggen;
• Immigration: Je ondersteunt het team Immigration o.a. met de IND afmelding, de post en het verwerken van inkomensverklaringen. Deze werkzaamheden hebben verschillende piekperiodes door het jaar heen;
• Je verzorgt bestellingen voor kantoor - en keukenartikelen voor StS en regelt de post;
• Andere taken na de start in onderling overleg.

Dit vragen we

• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring met het bieden van secretariële en financieel/administratieve ondersteuning;
• Je werkt graag samen met veel verschillende collega’s en je kunt je goed verplaatsen in de behoeftes van studenten en medewerkers van StS;
• Je bent in staat om helder en zorgvuldig te communiceren;
• Je bent flexibel, stressbesteding, accuraat en proactief;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je bent vaardig met digitale systemen. Wij werken o.a. met ESM, InProces, Reflex, Corsizio, SIS en Excel. Indien nodig ben je bereid je hierin bij te scholen.

Affiniteit met studenten en bekendheid met een universitaire werkomgeving zijn een pré.

Dit bieden we jou
Voor deze functie bieden we een dienstverband van 24 tot 32 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Gedeeltelijk thuis werken is mogelijk. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2.899 tot € 3.809 bruto per maand (Schaal 7) op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA biedt een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime verlofregeling, een eindejaarsuitkering en een goede pensioenvoorziening.

Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert zij medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Hier ga je werken
Het team maakt deel uit van de dienst Studenten Service (StS). StS geeft invulling en uitvoering aan het studentenbeleid door dienstverlening en ondersteuning aan studiekiezers, studenten en pasafgestudeerden van de UvA. Het doel is de studieloopbaan van studenten zo goed mogelijk te laten verlopen door advisering, begeleiding en informatieverschaffing. StS richt zich op verschillende expertisegebieden en disciplines, zoals voorlichting en studiekeuze, studentbegeleiding en internationalisering.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand. Je kunt via bovenstaande knop solliciteren.

De reactietermijn sluit op zondag 13 juli 2025. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen. De eerste gesprekken worden gepland op woensdag 16 juli.

Voor vragen over de functie kun je tot donderdag 10 juli contact opnemen met Lio Thijssen, coördinator bedrijfsvoering, uitsluitend via mail l.thijssen2@uva.nl.