Hoofd Bedrijfsvoering voor de afdeling Kunst- en Cultuurwetenschappen (tijdelijk)

Ben jij een enthousiaste, stevige en daadkrachtige bedrijfsvoerder met een talent voor snel schakelen? En hou je ervan om in het zenuwcentrum van een organisatie te werken? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor je.

Ben jij een enthousiaste, stevige en daadkrachtige bedrijfsvoerder met een talent voor snel schakelen?
Wij zoeken wegens vervanging per direct een Bedrijfsvoerder voor 3-4 dagen per week. De succesvolle kandidaat wordt geplaatst als Hoofd Bedrijfsvoering bij de afdeling Kunst- en Cultuurwetenschappen (K&C) binnen de Faculteit der Geesteswetenschappen. De functie is tijdelijk voor een jaar. Afhankelijk van organisatorische ontwikkelingen kan gedurende het jaar sprake zijn van plaatsing bij een andere afdeling of project volgen.

Als Hoofd Bedrijfsvoering K&C ben je verantwoordelijk voor de bedrijfsvoeringsprocessen bij deze wetenschappelijke afdeling en als zodanig de rechterhand van de afdelingsvoorzitter bij het besturen van de afdeling. Je denkt proactief mee over het strategisch en operationeel afdelingsbeleid. Je maakt een vertaalslag van beleid naar uitvoering en draagt zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering op personeels, financieel en facilitair gebied. Je bent in staat om goed aan te voelen wat vanuit het perspectief van bedrijfsvoering nodig is voor onderzoek en onderwijs en gaat hierover de dialoog aan. Je geeft leiding aan twee coördinatoren bedrijfsvoering en een vijftal management assistenten, alsmede aan een technisch medewerker die het Universiteitstheater beheert. Tezamen met je team zorg je voor de optimale ondersteuning van de wetenschappers en de bedrijfsvoering van de afdeling. Daarnaast werk je nauw samen met de hoofden bedrijfsvoering van de andere wetenschappelijke afdelingen, alsmede met verschillende afdelingen op het faculteitsbureau.

Dit ga je doen
Als hoofd bedrijfsvoering:

• ben je lid van het dagelijks bestuur van de afdeling, en secretaris van het bestuurlijk overleg van afdelingsvoorzitter en opleidingsdirecteuren en het hooglerarenberaad;
• adviseer en ondersteun je de afdelingsvoorzitter bij de uitvoering van zijn/haar HRM-taak, zoals het plannen en organiseren jaargesprekken, begeleiden sollicitatieprocedures, het in gang zetten van personele mutaties via gedigitaliseerde personeelsprocessen en ondersteuning in individuele personeelsdossiers;
• adviseer en ondersteun je de afdeling bij de implementatie en de uitvoering van universitair en facultair beleid met betrekking tot HRM, financiën, de onderwijs- en onderzoekstaakverdelingsprocessen, huisvesting en overige bedrijfsvoeringsprocessen;
• regisseer je in opdracht van de afdelingsvoorzitter en in samenwerking met de coördinatoren bedrijfsvoering het Onderwijs- en Onderzoektaakverdelingsproces (OOTV-proces), waarbij met name de onderwijstaken worden verdeeld over medewerkers en vacatures worden aangevraagd bij het dagelijks bestuur;
• geef je leiding aan twee coördinatoren bedrijfsvoering, een zestal management assistenten en een technisch medewerker. In totaal betreft het 9 personen;
• onderhoud je nauwe functionele contacten met (o.a.) de diverse afdelingen van het faculteitsbureau zoals Financiën en Control, HR, Huisvesting, de onderwijsinstituten en het onderzoeksinstituut alsmede je collega’s Hoofden Bedrijfsvoering van de andere afdelingen.

Dit vragen we van jou
De succesvolle kandidaat...

• heeft een academisch werk- en denkniveau
• heeft meerjarige kennis van en ervaring met bedrijfsvoering in een kennisintensieve organisatie, bij voorkeur in de universitaire context; aantoonbare affiniteit met de geesteswetenschappen strekt tot aanbeveling
• heeft ervaring in een leidinggevende functie, en hanteert daarin een coachende stijl
• beschikt over zeer goede digitale vaardigheden en is in staat om nieuwe digitale werkprocessen in de afdeling te introduceren en begeleiden
• combineert een analytisch vermogen met een sterk ontwikkelde organisatiesensitiviteit en een dienstverlenende instelling
• is in staat richting te geven aan de bedrijfsvoering van de afdeling: flexibel, initiatiefrijk, stressbestendig, oplossingsgericht en resultaatgericht
• is een teamplayer en is als vanzelfsprekend gericht op continue verbetering van werkprocessen
• bezit uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en het Engels.

Dit bieden we jou

• een bruto maandsalaris op basis van een fulltime dienstverband (38 uur per week) van minimaal € 6.512,- tot maximaal € 7.904,-
• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Hier ga je werken
De Faculteit der Geesteswetenschappen is verdeeld in acht wetenschappelijke afdelingen. Elke afdeling wordt geleid door een afdelingsvoorzitter die wordt ondersteund door een hoofd bedrijfsvoering. De afdeling Kunst- en Cultuurwetenschappen is één van deze wetenschappelijke afdelingen en de thuisbasis van de circa 100 fte wetenschappelijk medewerkers die zich bezig houden met onderwijs en onderzoek op het terrein van de Kunstgeschiedenis, Theaterwetenschappen, Muziekwetenschap, Cultuurwetenschappen en Conservering & Restauratie.

Vragen?
Voor vragen over de functie of afdeling kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:

• Directeur bedrijfsvoering Faculteit der Geesteswetenschappen, Anne van de Graaf
• +31 6 57319820

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. Je motivatiebrief en cv ontvangen we graag in één pdf.
De vacature sluit op 17-08-2025 De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal plaatsvinden in week 34.