Administratief Medewerker Examencommissies FNWI

Wil jij een bijdrage leveren aan goed onderwijs? Vind jij het een uitdaging om het team van ambtelijk secretarissen en de examencommissies zo goed mogelijk te ondersteunen op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied en houd je van afwisselende werkzaamheden? Wij zoeken 2 enthousiaste ambtelijk secretarissen voor onze examencommissies.

Kom bij ons werken!
Als ondersteuner van het ambtelijk secretariaat zorg je samen met de ambtelijk secretarissen voor een optimale ondersteuning van de examencommissies van de FNWI op administratief en organisatorisch gebied. Je behandelt met name de studentverzoeken die aan de examencommissie gericht zijn. Je controleert ze op volledigheid en je toetst ze aan de eisen die gesteld zijn. De verzoeken gaan o.a. over het volgen van vakken aan andere instellingen, vrijstellingen op grond van eerder behaalde vakken en studieplannen. Gecompliceerde verzoeken leg je voor aan de examencommissie en standaard verzoeken mag je zelf afhandelen. Samen met de andere ambtelijk secretarissen zorg je voor de voorbereiding van de vergaderingen van de examencommissie en help je met de afhandeling van de besluiten.

Dit ga je doen

• Algemene ondersteuning aan de ambtelijk secretarissen en examencommissies met name op het gebied van studentverzoeken;
• Organiseren, voorbereiden en vastleggen van vergaderingen;
• Toezien op en bevorderen van de naleving van regels en richtlijnen;
• Afhandelen van standaard studentverzoeken;
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Ondersteuning bij de benoeming van examinatoren;
• Het aanleveren van informatie voor de jaarplannen en het jaarverslag.

Dit vragen we van jou

• Een afgeronde opleiding op MBO of HBO niveau;
• Ervaring of affiniteit met wet- en regelgeving en affiniteit met het hoger onderwijs;
• Een dienstverlenende en proactieve instelling;
• Een resultaatgerichte, pragmatische, oplossingsgerichte en flexibele werkhouding;
• Zorgvuldig en onder tijdsdruk kunnen werken en werkzaamheden kunnen prioriteren
• Vaardigheid om zelfstandig maar ook in team verband te kunnen werken;
• Integere houding en je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal.

Dit bieden we jou
We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week voor een periode van 1 jaar. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 3.382 tot € 4.484 (schaal 8). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel secretaris 3 is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap voor de wetenschappelijke staf;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• de mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Hier kom je te werken
Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het ESC
Het Education Service Centre van de FNWI is verantwoordelijk voor de organisatie, logistiek en administratie van het onderwijs en een deel van de studentbegeleiding. Wij ondersteunen daarmee de docenten en onderzoekers van de onderzoeksinstituten die samen de negen bacheloropleidingen en vijftien masteropleidingen van de FNWI verzorgen. Het ESC bestaat uit zes afdelingen, te weten een afdeling Onderwijsadministratie en Servicedesk, een afdeling Opleidingsondersteuning, een projectteam Onderwijskwaliteit, een team ICT, bedrijfsvoering en het Teaching & Learning Centre (TLC).

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via bovenstaande link online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in een .pdf bestand voor 1 September 2025.

• Een cv met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;
• motivatiebrief;

Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:

• Dr. Carla Blits-Huizinga, hoofd onderwijsadministratie
• c.t.blits-huizinga@uva.nl
• 06 1180 6488

De UvA is op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen verplicht om voor niet-wetenschappelijke functies binnen de EU te werven. Behoor je niet tot één van de EU landen (inclusief Noorwegen en Zwitserland) dan heeft het geen zin om te solliciteren.

Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen. De eerste sollicitatiegesprekken zullen gehouden worden in de tweede week van september.