Managementassistent College van Bestuur

Werk je gestructureerd, denk je vooruit en neem je graag de regie in je werk? Als managementassistent ondersteun je met strak agendabeheer, houd je overzicht op de planning en kijk je met een scherpe blik naar wat morgen nodig is.

Wat ga je doen?
Als managementassistent ondersteun je de vicevoorzitter van het College van Bestuur (CvB) en de Universiteitssecretaris/directeur Bestuurszaken bij hun dagelijkse werkzaamheden. Dankzij jouw inzet is alles goed geregeld en beschikken zij over de juiste informatie voor hun afspraken. Je denkt vooruit, signaleert wat er nodig is en stemt dit snel en zorgvuldig af. Samen met twee directe collega's draag je bij aan een goed functionerend CvB-secretariaat.

Jouw werkzaamheden:

• Plannen en beheren van complexe agenda’s voor interne en externe afspraken;
• Beheren van mailbox van de vice-voorzitter CvB en het doorzetten van acties naar de juiste directies;
• Verwerken, prioriteren en bewaken van correspondentie en de termijnen en het vastleggen en zorgen voor archivering/dossiervorming;
• Ondersteunen bij personele, facilitaire en ICT-zaken;
• Verwerking van facturen, declaraties en overige administratieve werkzaamheden.

Je werkt in het bestuurlijke hart van de Universiteit, als onderdeel van een hecht en betrokken secretariaat van het CvB. We werken hard maar maken ook ruimte voor humor en plezier met elkaar. Samen bewaken we de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat. We lossen knelpunten samen op, denken mee over verbeteringen en nemen bij afwezigheid werk van elkaar over.

Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking op. Je blijft rustig onder druk, denkt in oplossingen en kunt snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt. Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, handelt discreet en integer, en weet zaken te relativeren wanneer dat nodig is. En daarnaast:

• Hbo-werk- en -denkniveau
• Ruime werkervaring in een vergelijkbare rol
• Uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en in het Engels
• Affiniteit en ervaring met digitalisering van werkprocessen, en je bent zeer bedreven met MS Office en Teams

• Een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.382,- tot maximaal € 4.484,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten;
• de mogelijkheid tot hybride werken, 1 tot 2 dagen vanuit huis, in afstemming met het team zodat het secretariaat altijd is bemenst op het Utrecht Science Park;
• volop mogelijkheden om je te ontwikkelen als managementassistent in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken).

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur. Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het bestuurssecretariaat is op dit moment onderdeel van de directie Bestuurszaken en levert de directe ondersteuning aan het College van Bestuur en de medezeggenschap. Vanaf 1 februari 2026 zullen de managementassistenten van het College van Bestuur onderdeel uitmaken van het team Management Support UBD.

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Marloes Strijk, Hoofd secretariaten via m.f.c.strijk@uu.nl of +31 639194538.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.