Hoofd Griffie / Bestuurssecretaris

Als Hoofd Griffie / Bestuurssecretaris speel je een sleutelrol in de bestuurlijke (besluitvorming) processen van de Open Universiteit. In deze functie zet je jouw inhoudelijke kennis en organisatorische vaardigheden in voor een soepel bestuurlijk proces. Je assisteert bij besluitvorming, coördineert processen en bewaakt de implementatie van besluiten. Naast deze rol als bestuurssecretaris ben je tevens hoofd van het nieuwe team Griffie (bestaande uit 11 medewerkers). Samen waarborgen jullie de professionele ondersteuning van het College van Bestuur, de Universiteitssecretaris en bestuurlijke gremia en overleggen: van voorbereiding en organisatie tot verslaglegging. Daarnaast faciliteren én organiseren jullie academische ceremonies zoals promoties, oraties en afscheidsredes.

Wat ga je doen?

• Leiding geven aan het nieuwe team Griffie binnen de dienst BAZ. Je draagt zorg voor de organisatorische, inhoudelijke en personele aansturing van meerdere werkprocessen. Daarbij hoort ook het neerzetten van de nieuwe structuur voor het team, inclusief het faciliteren van een goede samenwerking en het realiseren van kwaliteitsoptimalisatie.
• Adviseren en ondersteunen van het College van Bestuur en de Universiteitssecretaris in beleidsvorming en besluitvorming, ook in het samenspel met de medezeggenschapsgremia van de Open Universiteit.
• Coördineren en bewaken van bestuurlijke processen en interne procedures. Onderdeel daarvan is o.a. het toetsen van beleidsvoorstellen op haalbaarheid en integraliteit.
• Organisatorisch en inhoudelijk voorbereiden, verslagleggen en bewaken van de opvolging van bestuursvergaderingen en strategische bijeenkomsten. Je neemt deel aan voorbesprekingen, zet actiepunten uit, bewaakt en rappelleert.
• Verzorgen van correspondentie namens het College van Bestuur en bewaken van de dossiervorming.

• Je beschikt over een academisch werk- en denkniveau en hebt een afgeronde wo-opleiding, bij voorkeur in bestuurskunde, organisatiekunde, rechten of een andere relevante richting.
• Je hebt ervaring in een beleidsmatige of organisatorische rol en daarnaast heb je meerjarige ervaring als hoofd van een team en bestuurssecretaris (dit is een vereiste). Affiniteit met de academische wereld is een pré.
• Je hebt organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je weet effectief te schakelen tussen verschillende belanghebbenden.
• Je bent integer en beschikt over goede sociale, organisatorische en verbindende vaardigheden. Je bent in staat om draagvlak te creëren.
• Je werkt planmatig, neemt graag initiatief, bent nauwkeurig, flexibel, stressbestendig en resultaatgericht. Je bent een teamspeler en werkt graag samen met collega’s die uit verschillende disciplines afkomstig zijn.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en kan verbindend communiceren.

De functie Hoofd Griffie / Bestuurssecretaris is ingedeeld binnen het UFO-profiel Bestuurssecretaris, functieniveau 1.

De omvang van de functie bedraagt 0,8 fte. Een mogelijkheid tot een full-time (1,0 fte) dienstverband is bespreekbaar.

Het salaris wordt vastgesteld overeenkomstig salarisschaal 13 van Bijlage A van de CAO Nederlandse Universiteiten en bedraagt minimaal € 6. 512,- en maximaal € 7.904,- bruto per maand bij een volledig dienstverband.

Je krijgt in eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor één jaar, met uitzicht op een vast contract.

De OU biedt goede secundaire en flexibele arbeidsvoorwaarden op het gebied van onder andere opleiding en mobiliteit, werken in deeltijd, hybride werken en betaald ouderschapsverlof.
 

Standplaats

Heerlen, hybride werken behoort tot de mogelijkheden.

Werken bij de Open Universiteit betekent bijdragen aan academisch onderwijs voor de meest gemotiveerde studenten van Nederland en Vlaanderen. En aan wetenschappelijk onderzoek met zichtbare impact voor mens en maatschappij. Met een breed aanbod aan bachelor- en masteropleidingen én korte programma’s maakt de Open Universiteit een leven lang leren toegankelijk voor iedereen. Voor bacheloropleidingen gelden geen vooropleidingseisen: iedereen vanaf achttien jaar kan starten. Het onderwijs is hybride en flexibel. Overal en altijd te volgen, in een tempo dat past. Het merendeel van de bijna 16.000 studenten combineert studie met werk. Dat zorgt voor een waardevolle wisselwerking: ervaringen en vragen uit de praktijk verrijken het onderwijs en onderzoek, en vergroten de maatschappelijke relevantie. Niet voor niets staat de Open Universiteit al jaren in de top drie, en dit jaar op nummer 1, in de Nederlandse Keuzegids voor universiteiten. In onderzoek richt de universiteit zich op drie centrale thema’s: zorg, digitalisering en AI, maatschappij en burger. Oplossingen voor de vraagstukken van nu worden gezocht over de grenzen van vakgebieden heen, en in samenwerking met partners.

De Open Universiteit telt ongeveer 800 medewerkers, heeft de hoofdvestiging in Heerlen en beschikt over studiecentra in Nederland en Vlaanderen. De cultuur is mensgericht, samenwerkend en inclusief: een omgeving waarin studenten, medewerkers en partners zich verbonden voelen. Met volop kansen voor persoonlijke ontwikkeling, én een goede balans tussen werk en privé.

De functie Hoofd Griffie / Bestuurssecretaris is gepositioneerd binnen de dienst Bestuurlijke en Academische Zaken (BAZ). BAZ bestaat uit ongeveer 30 medewerkers en richt zich op bestuurlijke, strategische en beleidsmatige ondersteuning van het College van Bestuur. Ook de corporate en wetenschapscommunicatie wordt vanuit BAZ verzorgd. Verder wordt door BAZ onderzoeksondersteuning georganiseerd. De dienst is onderverdeeld in een aantal teams, waaronder het team Griffie.

De hiërarchisch leidinggevende is de directeur BAZ en de Universiteitssecretaris fungeert als functioneel leidinggevende.