Management/Office-assistent (0,4 - 0,5 fte)

Geen dag hetzelfde, veel contact en altijd overzicht. Als management/office-assistent bij Luris ben jij de stille kracht achter de schermen. Onmisbaar én gewaardeerd.

Dit ga je doen
Als management/office-assistent ben jij samen met je support collega’s de spil van het expertisecentrum Luris. Je zorgt ervoor dat onze dagelijkse gang van zaken soepel verloopt en ondersteunt de directeur en de teams op organisatorisch en administratief vlak. Geen dag is hetzelfde: de ene dag help je met het organiseren van een evenement, de volgende dag bestel je kantoorartikelen en controleer je facturen of bereid je een overleg voor. Dankzij jouw oog voor detail, overzicht en gevoel voor mensen kan het management zich focussen op de inhoud.

• Agendabeheer en ondersteuning van de directeur en teamleiders;
• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en events;
• Voorbereidende werkzaamheden bij verschillende HR-processen;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Zelfstandige afhandeling van mails vanuit diverse functionele mailboxen;
• Facilitair beheer binnen de muren van het centrum en je bent ICT-contactpersoon voor Luris in contact met het ISSC

Hier ga je werken

Luris begeleidt wetenschappers van de Universiteit Leiden en het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) in hun ambitie om relevante kennis toepassing te laten vinden in de maatschappij.

Luris helpt bij het opzetten van projecten met bedrijven, maatschappelijke organisaties, subsidieverstrekkers en overheid, door te zorgen voor gezonde relaties met partners en door bestaande relaties optimaal te benutten met het oog op het verrijken van het onderzoekslandschap binnen de Universiteit Leiden en het LUMC.

Binnen de afdeling Support Staff werken momenteel twee collega’s met zeer uiteenlopende takenpakketten. Samen met hen ben jij de verbindende schakel die ervoor zorgt dat alles reilt en zeilt.

Dit breng je mee
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Je bent enthousiast, zorgvuldig en hebt oog voor mensen. Jij ziet wat er moet gebeuren nog vóór iemand het vraagt. Je vindt het leuk om anderen te helpen en houdt van afwisseling en verantwoordelijkheid. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Een afgeronde mbo+/hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting;
• Enkele jaren ervaring in een vergelijkbare rol (ervaring binnen het Hoger Onderwijs is een plus);
• Uitstekende beheersing van Nederlands én Engels;
• Vaardigheid met Office 365 en een vlotte digitale werkstijl; kennis van AFAS strekt tot aanbeveling
• Humor, lef en een gezonde dosis nuchterheid.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

We geloven in een goede werk-privébalans en bieden daarom volop ruimte om je werk flexibel in te richten. Je kunt bij ons parttime werken en deels vanuit huis. Sommige collega’s starten wat later om de kinderen naar school te brengen. Flexibiliteit vinden we vanzelfsprekend.

Daarnaast bieden we je:

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3.057,- en maximaal € 4.484,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7 of 8) afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Hetty Meijer, Office Manager, via +31 6 81067746 of e-mail: h.t.meijer@luris.nl.

Solliciteren kan tot en met 23 november 2025, sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

We vinden het belangrijk dat je een goed gevoel krijgt bij ons en wij bij jou. Daarom houden we het sollicitatieproces graag persoonlijk en transparant. Binnen twee weken na je sollicitatie hoor je van ons en we plannen meestal twee gesprekken waarin we elkaar echt leren kennen.

Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid