Medewerker front office (0,9 fte)

Taken:

- het ontvangen en doorverwijzen van gasten, leveranciers, medewerkers en studenten
- het verstrekken van algemene informatie
- een centraal meldpunt in het gebouw voor vragen en meldingen
- het registreren van meldingen in FMIS
- het registreren en uitgeven van allerhande middelen
- het signaleren van opvolging geven aan onveilige situaties
- het sorteren van post (-pakketten)
- een coördinerende rol vervullen bij calamiteiten en bediening brandmeldcentrale
- werkzaamheden ten behoeve van toegangscontrole
- het uitvoeren van lichte administratieve werkzaamheden
- hand- en spandiensten waar nodig.

Organisatie
University Services is een professionele organisatie met ruim 1250 medewerkers. Wij maken ons sterk voor een bruisende, inspirerende, duurzame en actieve academische omgeving waar studenten en medewerkers zich kunnen ontwikkelen en worden uitgedaagd. University Services ondersteunt onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering op een professionele, proactieve en samenhangende manier. Van vastgoedonderhoud tot ondersteuning van het College van Bestuur (CvB): we vervullen met trots een belangrijke rol binnen de RUG als faciliterende, ondersteunende en adviserende dienst.

We bieden medewerkers, studenten en anderen één loket waar ze met vragen terechtkunnen. Daarnaast werken we nauw samen met faculteiten en andere diensten om hen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Zo faciliteren we hoogwaardig onderwijs en onderzoek binnen de context van het Strategisch Plan van de RUG.
Voor de facilitaire organisatie, die deel uitmaakt van het onderdeel Campus & Community, zoeken wij 5 medewerkers front office voor de afdeling Front Office Binnenstad.

Afdeling en functie
Als medewerker front office ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van alle front office gerelateerde taken zoals het ontvangen van gasten, studenten en medewerkers, het verstrekken van informatie binnen het gebouw en het registreren van meldingen in het FMIS. De front office is het eerste aanspreekpunt. In je rol als gastheer of gastvrouw ben je vriendelijk en empathisch, sta je open voor verbeteringen en ben je laagdrempelig en altijd bereid om de klant of bezoeker op een plezierige manier te helpen.

Voorraadbeheer en verstrekken van kantoor artikelen, uitgifte van afhaalbullen en inrichten van de collegezalen maken deel uit van de dagelijkse taken.

Je wordt hiërarchisch aangestuurd door de gebiedsmanager front office en je werkt nauw samen met de front office en backoffice medewerkers binnen het cluster.

Je werkuren worden verdeeld over 5 werkdagen in een ochtend/middag of middag/ avond shift. Dit betekent dat je bereid moet zijn om buiten kantooruren (avond/weekenden) te werken

- minimaal mbo 4-niveau of minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie
- gastheer- vrouwschap, hospitality
- administratieve kennis (zoals FMIS)
- beheersing van de Nederlandse en Engelse taal op minimaal B2 niveau
- uitstekende mondelinge communicatie
- goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
- accuratesse
- BHV/Ploegleider Certificaat of bereid deze te halen
- klantgerichtheid
- samenwerken.

Wij bieden in overeenstemming met de CAO Nederlandse Universiteiten:

- een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.402,- tot maximaal € 2.889,- (schaal 5) bruto per maand bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- goede scholingsactiviteiten
- in eerste instantie een contract voor een periode van één jaar om te beoordelen of je aan de functie-eisen voldoet. Bij goed functioneren volgt een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
- de RUG kent een toelage voor arbeid op ongebruikelijke werktijden.