Management/Office-assistent FSE – clusters Mathematics en Engineering

Er komt een positie van Management/Office-assistent beschikbaar bij de clusters Mathematics (0,6-0,7 fte) en Engineering (0,6-0,8 fte) van de School of Science & Engineering (SSE).

Binnen het cluster Mathematics is dit ter ondersteuning van de opleidingen Artificial Intelligence, Computing Science en (Applied) Mathematics. Deze opleidingen zijn gevestigd op de locatie Bernoulliborg op het Zernike-complex.

Binnen het cluster Engineering is dit ter ondersteuning van de opleidingen Biomedical Engineering en Mechanical Engineering. Deze opleidingen zijn gevestigd op zowel de locatie Bernoulliborg op het Zernikecomplex als de locatie Antonius Deusinglaan op het UMCG-complex.

De Management/Office-assistent maakt deel uit van een clusterteam dat gezamenlijk, met de andere Management/Office-assistenten en een aantal opleidingscoördinatoren, studieadviseurs en medewerker studentzaken, de opleidingen in het cluster faciliteert. Het clusterteam wordt aangestuurd door een teamhoofd.

Als Management/Office-assistent pak je secretariaatswerkzaamheden zelfstandig of samen met je collega’s op. Je hebt een aantal vaste en terugkerende taken en vergaderingen, maar toch is elke dag anders. Je hebt veel vrijheid in je werk: je organiseert zelf je werkdag en in overleg kun je ook je werkweek flexibel indelen. Wanneer de werkzaamheden het toelaten, behoort deels thuiswerken tot de mogelijkheden. Heb je ruimte voor wat extra taken en zoek je extra uitdaging, dan zijn er altijd projecten waar je je creativiteit voor kan inzetten. Ontwikkeling staat centraal bij de universiteit en ook voor jou zijn er diverse mogelijkheden om je eigen kwaliteiten verder te ontwikkelen. Je werkt met verschillende mensen samen, in een complexe en dynamische omgeving. Je werkzaamheden omvatten onder andere:

- algemene taken zoals het verzorgen van de correspondentie, agendabeheer, archivering, beheer mailboxen, et cetera
- verwerken diploma-aanvragen en afhandelen van studentverzoeken
- organiseren, notuleren en uitwerken van vergaderingen van o.a. de opleidings- en examencommissie, in het Engels
- het verzorgen en organiseren van diverse bijeenkomsten, zoals diploma uitreikingen, docentoverleggen en bijeenkomsten van de Raad van Advies
- administratieve werkzaamheden, zoals het maken en bijhouden van overzichten.

Organisatie
De School of Science & Engineering (SSE) is onderdeel van de Faculty of Science and Engineering (FSE) van de Rijksuniversiteit Groningen. Naast het aanbieden van onderwijs wordt hier ook onderwijsondersteuning aan studenten en docenten georganiseerd. Denk daarbij aan studieadvies, opleidingscoördinatie, roostering, cijferregistratie, diplomaverwerking en secretariële ondersteuning.

FSE is een zeer internationale faculteit, met een groot aandeel internationale staf en studenten. In deze internationale werkomgeving is de voertaal in communicatie met docenten en studenten dan ook veelal Engels.

Wij zoeken een nieuwe medewerker die energie krijgt van het samenwerken met collega’s en het ondersteunen van de opleidingen. We zoeken iemand die enthousiast en sociaal is, die initiatief durft te nemen, accuraat en flexibel is. Je denkt mee over de werkprocessen en waar deze nog beter kunnen. Je hebt voelsprieten voor hoe een organisatie werkt en bent bereid om te leren.

We verwachten dat jij:

- minimaal mbo (of havo/vwo) werk- en denkniveau hebt en minimaal drie jaar relevante secretariële/administratieve of andere relevante werkervaring. Een afgeronde secretariële opleiding is een pluspunt
- het Nederlands en Engels zowel mondeling als schriftelijk goed beheerst
- up-to-date kennis hebt van het MS Officepakket (Word, Excel) en Google Docs
- uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden bezit
- de vaardigheid hebt om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 2.402,- tot maximaal € 3.026,- (schaal 6 - UFO-profiel: Management/Office-assistent 3) bruto per maand bij volledig dienstverband
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- als je kiest voor een 40-urige werkweek heb je recht op meer dan 8 weken vakantie per jaar
- goede secundaire arbeidsvoorwaarden (scholingsregeling, fietsplan, laptopregeling, etc
- een aanstelling in eerste instantie voor de periode van een jaar met de mogelijkheid tot verlenging naar een dienstverband voor onbepaalde tijd bij gebleken geschiktheid.

Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden is hier te vinden: https://www.rug.nl/about-ug/work-with-us/new-staff/conditions-of-employment

Datum van indiensttreding: in overleg