Management assistant – 0.5 fte

Het secretariaat is het hart van de onderzoeksgroep waar mensen binnenlopen met allerlei vragen. In de rol van managementassistent ben je de spin in het web. Je bent verantwoordelijke voor alle voorkomende secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van de medewerkers, studenten en stafleden binnen de groep 'Orthopaedic Biomechanics', in het cluster 'Regenerative Engineering & Materials'.
Je hebt de vrijheid om alle taken, werkzaamheden en procedures op een efficiënte wijze in te richten. Daarnaast werk je ook samen met het BmE-secretaresse team.

Een indruk van je dagelijkse taken:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de groep;
• Je ondersteunt de hoogleraren en stafleden op administratief en organisatorisch gebied. Bijvoorbeeld met het:
• Plannen en notuleren van vergaderingen en andere bijeenkomsten;
• Beheren van agenda's;
• Organiseren van reizen;
• Afhandelen van reserveringen;
• Verzorgen van declaraties;
• Bijhouden van project- en verlofuren registraties;
• Eenvoudige personele wijzigingen in het HR-systeem;
• Bestellen van kantoorartikelen;

• Je ontvangt en regelt zaken voor nieuwe- en vertrekkende collega's;
• Je behandelt ingekomen e-mails en reguliere post, daar waar mogelijk handel je deze ook zelfstandig af of onderneem je de nodige acties. Je verzorgt de correspondentie in het Nederlands en Engels;
• Je houdt (wetenschappelijke) publicaties in diverse systemen bij, administreert en verwerkt interne rapporten, verzamelt en verwerkt managementinformatie en beheert het (digitale) archief van de groep;
• Je verleent ondersteuning met betrekking tot de organisatie van afstudeercommissies (MSc), promoties en eindpresentaties;
• Je helpt studenten bij administratieve vragen;
• Je vangt bij afwezigheid van je collega zaken op, zodat alles door kan gaan;
• Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals: groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.

Dit is een greep uit het brede en divers takenpakket. Een belangrijk aspect dat niet direct in een taak te omschrijven is, betreft het sociale aspect van deze rol: je bent de 'go-to-person': hiermee vervul je een essentiële rol binnen de groep.

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot secretaresse of vergelijkbaar;
• Je bezit relevante werkervaring in vergelijkbare functie;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je kunt goed werken met Office-pakketten;
• Jouw ervaring met het beheren van websites is een pré;
• Je bezit goede contactuele eigenschappen;
• Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken;
• Kernwoorden: proactief, communicatief vaardig, organisatie sensitief, accuraat, flexibel, stressbestendig.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel heel enthousiast van deze baan? Reageer dan zeker, we kijken graag naar je profiel.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we jou:

• Een jaarcontract met de intentie om het -bij goed functioneren en gelijkblijvende omstandigheden- om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een maandsalaris van minimaal € 2.618,- tot maximaal € 3.636,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 6 of 7 cao Nederlandse Universiteiten);
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical;
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans;
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching;
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet;
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!