Coördinator bedrijfsvoering

We zijn op korte termijn op zoek naar een Coördinator bedrijfsvoering. Heb jij sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden en interesse in bedrijfsvoering in de breedste zin van het woord en ben jij nieuwsgierig naar de financiële en HR vraagstukken in een kennisintensieve omgeving? Dan nodigen we je graag uit om op deze uitdagende functie te reageren.

Functie-omschrijving
In deze functie ben je een belangrijke schakel tussen enerzijds departementsdirecteuren en teamleiders van wetenschappelijke teams en anderzijds de ondersteunende teams van het faculteitsbureau gericht op de bedrijfsvoering.

Bedrijfsvoering omvat het financiële, HRM-, ICT- en facilitaire beleid in de breedste zin van het woord. Belangrijk is dat de bedrijfsvoering goed aansluit op het primaire proces onderwijs en onderzoek. Je zorgt voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering binnen bestuurlijke richtlijnen, universitaire en facultaire kaders en procedures, met als doel een optimale bedrijfsvoering te realiseren.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

• Het managen van HR-vraagstukken op het gebied van bijvoorbeeld verlof, salaris, opstellen en inregelen van (tijdelijke) contracten.
• Het periodiek analyseren van de prognose cijfers van de afdeling en bijdragen aan de jaarrekening en begroting.
• Het monitoren en beheren van projectbegrotingen en het adviseren bij de programmabegroting.
• Aanspreekpunt voor vragen met betrekking tot bestellingen en het inkoopproces, vragen over inkomende facturen en declaraties.
• Aanspreekpunt voor contractonderzoek, dat naast het subsidieonderzoek een groot deel uitmaakt van de financiën van het departement. Je voert de zgn. FLAT-check (Finance, Legal, Audit en Tax) uit in de acquisitie fase en schakelt met projectleiders in de fase van uitvoering en afsluiting.
• Werkzaamheden op het terrein van ICT/facilitair. Denk bijvoorbeeld aan het proactief organiseren en ondersteunen van het hybride werken.
• Het in teamverband optimaliseren van processen binnen de bedrijfsvoering.

In deze functie sta je dagelijks in contact met stakeholders binnen het primaire proces.

Je werkt samen met je directe collega’s binnen het team coördinatoren bedrijfsvoering. Verder werk je in deze functie veel samen met de andere teams binnen het cluster bedrijfsvoering van de faculteit. In deze functie rapporteer je aan de teamleider van het team coördinatoren bedrijfsvoering.

Je hebt een klantgerichte en samenwerkende houding. Je kunt je goed opstellen als “partner” van het wetenschappelijk personeel. Je bent bekend met projectmatig en programmatisch werken, bij voorkeur in een academische omgeving. Je vindt het leuk om afwisseling te hebben in taken, onderwerpen en bezigheden. Je kunt snel en goed schakelen en blijft bij drukte het overzicht houden, proactief handelen en prioriteren. Indien nodig ben je in staat om hulp in te roepen en op te schalen waar nodig. Je hebt een goed reflectief vermogen en je kunt feedback geven en ontvangen. Je neemt initiatief om te komen tot optimalisatie van bedrijfsprocessen.

• Je hebt minimaal een relevante afgeronde Hbo-opleiding;
• Je hebt aantoonbare relevante werkervaring op het terrein van ondersteunende bedrijfsprocessen in de volle breedte en in het bijzonder met financiën en HR;
• Je bent proactief en neemt graag het initiatief;
• Je werkt nauwkeurig, met oog voor details;
• Je hebt ervaring met Office 365 programma’s waaronder Excel;
• Je hebt uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands en beheerst het Engels voldoende (C2 c.q. B1 conform CEFR).

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo snel mogelijk. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.226 en € 5.929 bruto per maand Schaal 10 of 11, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB). De functie heeft een omvang van 0,8 fte - 1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, en kan bij goede prestaties en onveranderde organisatieomstandigheden omgezet worden in een vaste aanstelling.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, QuEUR, of Young Erasmus Academy.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget, buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus.
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB)
De Erasmus School of Social en Behavioural Sciences kent een grote diversiteit aan wetenschappelijke disciplines: bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie. Tevens het Erasmus University College, IHS, en twee onderzoeksinstituten RISBO en DRIFT zijn aan de faculteit verbonden. Deze grote variatie is ook terug te zien in onze (internationale) bachelor- en masteropleidingen en in het onderzoek. De activiteiten van de faculteit zijn altijd gericht op mens en samenleving. Onze activiteiten zijn altijd gefocust op mensen en de maatschappij. Bij ESSB staat fundamenteel, internationaal georiënteerd onderzoek hoog in het vaandel. Maatschappelijk onderzoek ten behoeve van professionals, het beleid en de samenleving maakt ook onderdeel uit van de onderzoeksactiviteiten. De faculteit biedt een stimulerend onderzoeksklimaat waar belangrijke nationale en internationale onderzoeksubsidies worden binnengehaald. Aansprekende gastonderzoekers uit binnen- en buitenland werken er voor kortere of langere tijd en er werken ambitieuze promovendi. Ons onderwijs is kleinschalig en werkt met innovatieve onderwijsvormen. Zowel de Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen worden jaarlijks goed gewaardeerd door studenten en alumni.

De opleidingen die binnen deze wetenschapsgebieden verzorgd worden, bedienen op dit moment bijna 4000 studenten. De ESSB telt daarnaast meer dan 400 medewerkers.