Managementassistent voorzitter College van Bestuur (0,9-1,0 fte)

Ben jij een ondernemende en pro-actieve management assistent die sterk is in plannen en overzicht houden, goed verbanden kan leggen en prioriteiten kan stellen? Dan is de functie van managementassistent van de voorzitter van het College van Bestuur (CvB) iets voor jou. Binnen het bestuurssecretariaat zijn de managementassistenten van de drie leden van het College van Bestuur en de Universiteitssecretaris ondergebracht. De leidinggevende van het bestuurssecretariaat is Els Noorda.

Wat ga je doen?
Als managementassistent ondersteun je de voorzitter van het CvB bij de dagelijkse werkzaamheden. Dankzij jou is altijd alles goed geregeld en beschikt de voorzitter over de juiste informatie voor zijn afspraken. Je houdt het hoofd koel op drukke momenten, pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je werkt nauw samen met drie collega-managementassistenten: Annemieke, Ellen en Margy. Je helpt elkaar waar nodig om de klus te klaren.

• Complex agendabeheer met zowel interne als externe afspraken, rekening houdend met efficiënte tijdsplanning;
• Zo zelfstandig mogelijk behandelen van de mailbox van de bestuurder, verwerken en acties doorzetten naar de desbetreffende directies;
• Organiseren van (buitenlandse) reizen, inclusief hotels, transport en andere reisgerelateerde zaken;
• Zelfstandig prioriteren, verzorgen en behandelen van correspondentie, bewaken van de termijnen, vastleggen en zorgen voor archivering/dossiervorming;
• Ondersteunen van de bestuurder in personele, facilitaire en ICT-zaken en verwerking van facturen en declaraties;
• Samen met de managementassistent van de rector magnificus beoordelen en verwerken van informatie in het promovendivolgsysteem en overige administratieve werkzaamheden rond het College voor Promoties;
• Samen met je collega-managementassistenten de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat van het CvB bewaken, eventuele problemen oplossen en verbeteringen doorvoeren, en elkaar vervangen bij afwezigheid.

Je hebt:

• hbo werk- en denkniveau;
• ruime werkervaring in een vergelijkbare rol;
• uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en in het Engels;
• affiniteit en ervaring met digitalisering van werkprocessen, en je bent zeer bedreven met MS Office en Teams;
• een zelfstandige werkhouding, maar je kunt ook uitstekend functioneren in een team;
• een oplossingsgerichte, stressbestendige en flexibele werkhouding;

Heb je gevoel voor humor, voor bestuurlijke verhoudingen en ben je daarnaast ook discreet en integer? Dan verwelkomen we je graag in ons team.

• Een interessante functie in het bestuurlijke hart van de Universiteit Utrecht, als onderdeel van een hecht en betrokken team;
• Volop mogelijkheden om je te ontwikkelen in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken);
• Een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• Een werkweek van 36 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.072,- tot maximaal € 4.103,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het bestuursbureau dat de directe ondersteuning levert aan het College van Bestuur en de medezeggenschap. Het bestuurssecretariaat verzorgt secretariële, logistieke en coördinerende taken voor het College van Bestuur, de Raad van Toezicht, de Universiteitsraad, het Lokaal Overleg en andere organen op universitair niveau.