Bureau Communicatie, de centrale communicatieafdeling van de Universiteit van Amsterdam (UvA), zoekt een enthousiaste en gemotiveerde afdelingsassistent voor 32 tot 38 uur per week (deeltijdaanstelling is bespreekbaar).

Je komt te werken in het team Congressen & Evenementen. Ons team, bestaande uit 8 eventmanagers en een afdelingshoofd, is gespecialiseerd in het organiseren van internationale wetenschappelijke congressen en UvA-brede (voorlichtings-) evenementen zoals de online Bachelor- en Masterweek, Proefstuderen, Universiteitsdag en Opening Academisch Jaar. De online, hybride of live evenementen vinden zowel op de UvA als op externe locaties in Amsterdam plaats en zijn gericht op diverse doelgroepen, zoals (aankomende) studenten, medewerkers, alumni en relaties. Je werkplek is in het centrum van Amsterdam: Bureau Communicatie is gehuisvest in het Maagdenhuis op het Spui.

Wat ga je doen

Als afdelingsassistent ondersteun je de eventmanagers en het afdelingshoofd in hun dagelijkse werkzaamheden. Er lopen veel projecten naast elkaar en ieder project bevindt zich in een andere fase. De vragen die op je afkomen zijn dan ook verschillend van aard en hebben een andere tijdsdruk. Zo kun je in alle rust een online aanmeldingsformulier opzetten voor een congres dat pas over enkele maanden plaatsvindt. Gelijktijdig wordt je gevraagd of je lastminute nog een koerier kunt bestellen en materiaal kunt klaarzetten voor een activiteit dat die week nog op de planning staat. Ondertussen beantwoord je alle vragen van deelnemers die in de mailbox binnenkomen en zie je er op toe dat congresmaterialen op voorraad zijn. Je weet bij dit alles het overzicht te bewaren en anticipeert op de activiteiten die op de planning staan. Je blijft vrolijk, ook als je met materialen aan het sjouwen bent daags voor een evenement. Met regelmaat assisteer je een dagdeel op het evenement zelf, het coördineren van de registratiebalie is daarbij een terugkerende verantwoordelijkheid.

Hoofdtaken en -verantwoordelijkheden die bij je functie horen:

• het ontzorgen van de eventmanagers bij de praktische uitvoering;
• beheer algemene mailbox, telefoon en deelnemersregistatrie;
• beheren, inkopen en (laten) produceren van congresmaterialen.

Je bent onze ideale collega als je een afgeronde mbo-opleiding (secretarieel/administratief) hebt en de onderstaande kwaliteiten en competenties in ruime mate bezit:

• ervaring met en actuele kennis van MS Office 365, MS Teams;
• nieuwe systemen en softwareprogramma's maak je je snel eigen;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal;
• proactieve en oplossingsgerichte werkhouding;
• prioriteiten kunnen stellen en het vermogen om zelfstandig en nauwkeurig te werken;
• verantwoordelijkheidsgevoel en een dienstverlenende instelling;
• flexibel, stressbestendig en organisatietalent.

Ervaring met deelnemersregistratie en innen van gelden is een pre.

Mocht je niet volledig aan het profiel voldoen, schroom dan niet om toch te solliciteren. We investeren graag in jouw persoonlijke groei.

We bieden een dienstverband van 32 tot 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid behoort een vast dienstverband tot de mogelijkheden.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2.402 tot €3.336 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. Inschaling geschiedt op basis van opleiding en/of ervaring. De Cao Nederlandse Universiteitenis van toepassing.

Naast het salaris en de gezellige en flexibele werkomgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld:

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek) en extra vakantiedagen tussen Kerst en de jaarwisseling;
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een aantrekkelijk fietsplan;
• een pensioen bij het ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.

Bureau Communicatie

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Bij Bureau Communicatie (BC) werken ruim 45 medewerkers. We ondersteunen het College van Bestuur, de faculteiten en de diensten in beleid en uitvoering.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bijde Universiteit van Amsterdam.