Als management assistent HRM ben je dienstverlenend ingesteld, sta je graag in contact met mensen en weet je ook goed met anderen te binden. Daarnaast houdt je van plannen en organiseren. Je vindt het leuk om snel te schakelen in werkzaamheden, met en tussen leidinggevenden, HR-collega's en collega's van het secretariaat van het College van Bestuur of andere organisatie onderdelen. Dit alles in afstemming met je collega's en de officemanager.

Het secretariaat HRM bevindt zich in een stimulerende omgeving waar men hard werkt en een fijne manier van samenwerken heeft en waar we informeel met elkaar communiceren. Werken binnen HRM is dynamisch en soms hectisch; we doorlopen momenteel een ontwikkelingstraject, SQUAD genaamd, waarbij we de HRM dienstverlening optimaliseren. Daarnaast lopen er diverse andere projecten waardoor deze functie als management assistent flexibiliteit van jou vraagt.

Wat ga je doen?  

Het is belangrijk dat je dynamiek in je baan leuk vindt! Ondanks dat geen dag er hetzelfde uitziet, zijn dit taken die je binnen het secretariaat HRM kunt verwachten:

• Complexe agendabeheer. Het zelfstandig beheren van de agenda's & plannen van afspraken voor het HRMT.
• Het zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie en mailcorrespondentie in Nederlands en Engels.
• Vergaderingen en bijeenkomsten organiseren, met alles wat daarbij hoort: plannen, zalen regelen, agendabeheer, catering regelen, stukken behandelen en plaatsen op SharePoint/teams, aantekeningen/notulen maken, administratieve voorbereiding en afwikkeling van verschillende vergaderingen; denk aan de periodiek overleggen van de werkgever en de vakorganisaties of de Stuurgroep Integrale veiligheid.
• Verzorgen van diverse administratieve processen (archivering financiele rapportages etc.).
• Verzorgen van de financiële administratie en bestellingen via I-procurement t.b.v. de afdeling.
• Samen met collega-management assistentes zorgen voor de (telefonische) bereikbaarheid van HRM.

Wat vragen we?

Als management assistent bij HRM ben je onderdeel van een klein, hecht samenwerkend team, dat collegialiteit, aanpakken én fun weet te waarderen. Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega, die wil bijdragen aan de professionele dienstverlening van het HRM secretariaat in een persoonlijke cultuur.

Als onze management assistent:

• Heb je een opleiding in de richting van management assistent of secretariële ondersteuning gevolgd en/of heb je relevante werkervaring als management assistent binnen een team.
• Heb je een goede beheersing van MS-office programma's en een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Beschik je over een open, flexibele en pro-actieve houding en je kunt omgaan met verschillende managementstijlen.
• Ben je dienstverlenend, stressbestendig, zelfstandig en in staat te schakelen tussen verschillende complexe werkzaamheden en je bent bovenal een teamplayer.
• Beschik je over een gezonde dosis humor, positiviteit en doorzettingsvermogen.
• Beschik je over goede sociale en communicatieve vaardigheden.

Wat bieden we?

• Het betreft een vaste functie en we bieden na een tijdelijk contract van 6 maanden graag een   vast contract als het wederzijds goed bevalt. Het tijdelijke contract kan via Euflex lopen (detacheringsorganisatie TU/e).
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal € 3.336,- bruto per maand (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten).
• Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers zich blijven ontwikkelen en bieden daarvoor diverse faciliteiten.
• Ook hebben we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, een ruime werkgeversbijdrage aan de ABP-pensioenregeling & een keuzemodel arbeidsvoorwaarden.
• Duurzaamheid en Vitaliteit zijn belangrijke pijlers binnen de TU/e; er worden regelmatig workshops gehouden of bijeenkomsten op deze thema's.
• Je wordt onderdeel van onze levendige TU/e community met 12.000 studenten en 3500 medewerkers.