Je ondersteunt samen met je collega het team Administratieve Processen en Systemen. Het team Administratieve Processen en Systemen is verantwoordelijk voor een groot aantal processen die het onderwijs operationeel en tactisch ondersteunen. We hebben een breed scala aan klanten: studenten, secretariaten, docenten en de opleidingsdirectie.

Je werkt daarnaast samen met diverse collega's waaronder ICT-ontwikkelaars, roostermakers, digitale testen en examens en gezamenlijk zorgen we ervoor dat we de administratieve processen van het onderwijs adequaat ondersteunen.

Functie-omschrijving
Jouw belangrijkste taak is het ondersteunen van deze medewerkers zodat zij hun werk goed kunnen doen. De hoofdtaken voor jouw functie zijn: eerstelijns helpdesk, administratieve werkzaamheden en termijnbewaking.

Een kleine greep uit de werkzaamheden:

• Studiegids administratie: voor ieder nieuw collegejaar is er een grote uitvraagronde (350 vakken) om alles op orde te krijgen. Je zorgt er mede voor dat de informatie in de vakkengids klopt en up-to-date blijft;
• Onderwijsevaluatie: je zorgt er mede voor dat de onderwijsevaluaties tijdig uitgezet worden en dat de rapportage beschikbaar gemaakt wordt binnen de organisatie. Hiervoor heb je regelmatig contact met office managers, secretariaten en docenten;
• Werkgroep en vrijstellingen administratie: je zorgt ervoor dat studenten in de juiste werkgroepen zitten en verwerkt wijzigingen die studenten aanvragen;
• Je fungeert als eerstelijns helpdesk voor onderwijssystemen: SIN-Online (communicatie met studenten), OSIRIS (Studievolg-systeem) en Canvas (LMS). Vragen kunnen telefonisch en per e-mail binnenkomen. Je bent in staat de binnengekomen vragen te analyseren en met voorstellen tot (systeem/proces) verbeteringen te komen;
• Je verricht ondersteunende werkzaamheden op het gebied van rapportages (bijvoorbeeld opmaak en klaarzetten invultabellen).

Je zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt en je doet je werk met een glimlach! Je vindt het heerlijk dat jij samen met je collega's verantwoordelijk bent voor het reilen en zeilen van de ondersteuning en dat jullie de dienstverlening hooghouden.

Wat we van je vragen

Je bent klantgericht, accuraat en organisatorisch sterk: de taken zijn bij jou in goede handen. Je kunt je inleven in de behoeften van studenten en docenten en natuurlijk in de behoeften van je directe collega's. Nieuwe informatie maak je je in korte tijd eigen en je overziet snel administratieve processen. Je bent hands-on en in staat (proces) verbeteringen met draagvlak door te voeren.

Het is een pre als je gewend bent met verschillende systemen en applicaties te werken en snel een nieuw systeem eigen kan maken. Je bent een duizendpoot en kan makkelijk schakelen tussen de diverse systemen en de diverse klanten.

Aangezien je samen met je collega's verantwoordelijk bent voor de ondersteuning van administratieve processen is goed in teamverband kunnen werken en communicatief vaardig zijn noodzakelijk.

Je hebt een MBO+/HBO opleiding afgerond en je hebt werkervaring als bijvoorbeeld office manager. De Nederlandse en Engelse taal beheers je vlekkeloos (CEFR niveau C1).

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

Het betreft een jaarcontract met, bij goed functioneren, uitzicht op een vast dienstverband.

De functie heeft als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de Erasmus School of Economics (ESE). De functie heeft een omvang van 0,8 fte - 1 fte. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 3.098 en € 4.257 bruto per maand (Schaal 9), conform de CAO-NU. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering, en een persoonlijk carrièrebudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van EUR-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum.

Erasmus Universiteit Rotterdam biedt een Dual Career Program (DCP) aan om de partners van nieuw wetenschappelijk personeel te helpen bij het vinden van werk in Nederland. Het programma wordt aangeboden in nauwe samenwerking met de nabijgelegen universiteiten van Delft en Leiden.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Erasmus University Rotterdam

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek - onze missie luidt dan ook 'Creating positive societal impact'. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
Erasmus School of Economics (ESE) behoort tot een van de grootste faculteiten van Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) met meer dan 7000 studenten en 340 fte personeel. De geschiedenis grijpt terug tot 1913, het jaar waarin het particulier initiatief tot oprichting van de Nederlandsche Handels-Hoogeschool op brede steun mocht rekenen van het Rotterdamse bedrijfsleven. Een voortdurende focus op kwaliteit van onderzoek en opleidingen heeft geleid tot een toonaangevende faculteit die meedraait in het mondiale academische speelveld. De faculteit bestaat uit vier verschillende capaciteitsgroepen: bedrijfseconomie, algemene economie, toegepaste economie en econometrie. Hierin zijn de wetenschappers werkzaam die dagelijks topprestaties leveren op het gebied van onderwijs, onderzoek en impact. De capaciteitsgroepen en de decaan van de faculteit worden ondersteund door de afdeling Bedrijfsvoering onder leiding van de directeur bedrijfsvoering, bestaande uit het bestuurssecretariaat, business control, Human Resources Management, IT/IV, support, privacy office en andere facilitaire onderdelen.