Wij zijn op zoek naar een
initiatiefrijke en ervaren personal assistant voor de decaan.
Wat ga je doen?Als Personal assistent ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning voor de decaan en de directeur bedrijfsvoering van de faculteit, met alles wat daarbij komt kijken. Het accent in jouw takenpakket ligt op de ondersteuning van de decaan. Jouw taak is om haar te ontzorgen tijdens haar drukke werkweek. In die rol ben je het voorportaal tot de decaan, en aanspreekpunt voor interne en externe afspraken met de decaan. Dit betekent dat jij de regie voert over de agenda van de decaan en zelfstandig de communicatie over haar afspraken verzorgt. Je hebt gevoel voor de relevantie, urgentie en gevoeligheid van de afspraakverzoeken en handelt deze op passende wijze af. Jij zorgt ervoor dat de decaan tijdig beschikt over de juiste stukken en je coördineert waar nodig dat overleggen inhoudelijk worden voorbereid. Je bent gewend te werken in een complexe omgeving waar de agenda voortdurend in beweging is, en weet daarin de juiste prioriteiten te stellen. Gevoeligheid voor wat speelt en discretie is een eerste vereiste.
Je werkt nauw samen met je directe collega, die parttime werkt en voor wie het accent op de ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering ligt. Op de dagen dat zij niet aanwezig is behartig jij de lopende zaken en pak je het agendabeheer voor de directeur bedrijfsvoering naadloos over. Samen waarborgen jullie de continuïteit van de werkprocessen.
Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het secretariaat van het faculteitsbureau. Dit team verzorgt gezamenlijk het agendabeheer van de overige bestuursleden en de MT-leden en verricht algemene secretariële taken voor het faculteitsbureau. Je voert je werkzaamheden uit onder verantwoordelijkheid van de bestuurssecretaris van de faculteit.
Taken en verantwoordelijkheden:
- het zelfstandig en proactief beheren van de agenda van de decaan en de directeur bedrijfsvoering;
- prioriteren en plannen van afspraken en vergaderingen met in- en externe relaties, verzorgen van de communicatie hierover;
- eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van grote vergaderingen;
- ontvangen van gasten voor decaan en directeur bedrijfsvoering;
- inschrijven en archiveren van in- en uitgaande post via het digitale postregistratiesysteem;
- verrichten van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden.