Wil jij bijdragen aan internationale mobiliteit van studenten en heb je hart voor studenten? Houd jij van administratieve klussen en faciliteren? Krijg je energie van het werken in een bruisende, jonge omgeving? Dan maken we graag kennis met jou.

Functie
Je gaat het Exchange Office ondersteunen met de administratie rondom de inkomende en uitgaande uitwisselingstudenten.
De volgende werkzaamheden maken onderdeel uit van het takenpakket:

• Je ondersteunt de Exchange-coördinatoren bij de organisatorische en administratieve processen voor het aanmelden, toelaten en inschrijven van inkomende en uitgaande studenten.
• Je beantwoordt vragen van studenten en/of zorgt ervoor dat alle vragen (e-mail, telefoon of de balie) bij de juiste persoon of op de juiste plek terecht komen.
• Je verzorgt werkzaamheden op het gebied van communicatie op de website.
• Je draagt bij aan de organisatie van welkomstbijeenkomsten voor internationale (exchange)studenten en de diverse voorlichtingsbijeenkomsten met betrekking tot studeren in het buitenland.
• Je houdt de jaarkalender en handleidingen van de procedures bij.
• Je verzorgt de notulen en actielijsten bij het werkoverleg en tijdens de 6-wekelijkse bijeenkomsten met facultaire International Officers.
• Eventueel stuur je oproepkracht(en) aan.
• Je houdt overzicht op de taken binnen het team en coördineert en organiseert hierin. 

Voor deze functie zoeken wij een collega met:

• minimaal een mbo-diploma, maar bij voorkeur een hbo- of wo-diploma en tenminste één jaar relevante werkervaring;
• een uitstekende beheersing van de MS Officeprogramma's (Word, Excel, Powerpoint en Outlook), kennis van Osiris is een pre;
• goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• uitstekende spreek- en schrijfvaardigheid in het Nederlands én Engels (minimaal C1-niveau (Advanced));
• een dienstverlenende, representatieve, resultaatgerichte, nauwkeurige en flexibele houding;
• goede bestandheid tegen drukte en piekbelasting;
• aantoonbare affiniteit met de universiteit en het (internationale) studentenleven;
• interculturele competenties, opgedaan tijdens een buitenlandervaring zijn een pre.

Je werkt graag zelfstandig, maar functioneert ook goed in een klein en hecht team.

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (1,0 fte) voor de duur van een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten. De UBD is gevestigd op het Utrecht Science Park, niet ver van het historische centrum van Utrecht.

Het team Student Life and Mobility (SLM) van de directie Studenten, Onderwijs en Onderzoek (SO&O) ondersteunt studenten en studentenorganisaties met advies, voorzieningen en diensten. Het team zorgt ervoor dat studenten zich welkom en thuis voelen aan de universiteit Utrecht en in het studentenleven. Ook zorgt het team ervoor dat studenten op uitwisseling kunnen gaan naar het buitenland. Het mobiliteitsteam is deel van SLM en bestaat uit 8 medewerkers die zich onder andere bezig houden met inkomende en uitgaande uitwisseling van studenten met internationale partnerinstellingen en met beursaanvragen. Voor specifiek het Exchange subteam, bestaand uit 4 regiocoördinatoren,  zoeken we een administratief ondersteuner.