Als bestuurssecretaris binnen de dienst Bestuurszaken (BZ) werk je op een centrale positie binnen de VU. Je ondersteunt verschillende belangrijke overleggen met voorbereiding, realisatie en afwikkeling. In jouw geval zijn dat in ieder geval die van de Raad van Toezicht, het overleg van Faculteits- en Dienstdirecteuren en de Impact Board VU.
Je werkt zelfstandig aan organisatorische, besluitvoorbereidende en bestuurlijke taken. Daarmee zorg je dat de leden aan de overlegtafel optimaal worden ondersteund en geadviseerd in hun besluitvorming en uitvoering. Je schakelt hiervoor met de betrokken VU bestuurders, directeuren en faculteitsbestuurders. Je bewaakt de aansluiting tussen de diverse externe en interne overleggen, en de interne VU-agenda. Je stuurt bij op de inhoudelijke samenhang van de samenwerking.
In deze functie word je voor je werkzaamheden voor de Raad van Toezicht aangestuurd door de secretaris van de Raad van Toezicht, voor de andere werkzaamheden door het afdelingshoofd BBO. Je werkt samen met de andere vier (bestuurs)secretarissen van de dienst Bestuurszaken. Je stemt het werk met hen af en vervangt elkaar bij afwezigheid. Op hoofdlijnen ligt de verdeling van de ondersteuning van de overleggen vast. Daarbij is er is ruimte om in onderling overleg de verdeling verder te verbeteren. Je hebt in de aanloop en na afloop van de overleggen ook veel contact met andere collega's binnen de VU.
Jouw taken
- je bereidt overleggen voor en stelt (termijn)agenda's voor. Dit doe je samen met de agenda-adviescommissie, waar je lid van bent. Samen met de voorzitter van het overlegorgaan stel je de agenda vast
- je verstrekt informatie over aangeleverde documenten en annotaties en zorgt voor de juiste timing en toetsing ervan
- je legt verslag van overleggen, koppelt besluiten en andere conclusies terug aan betrokkenen en zorgt dat deze gearchiveerd worden
- je ziet toe op de opvolging van acties en gemaakte afspraken
- je draagt bij aan het verbeteren of ontwikkelen van (ondersteunende systemen voor) het besluitvormingsproces