De manager University Graduate School Office (UGSO) is verantwoordelijk voor alle disciplines van de UGSO: personeel, processen & informatievoorziening, organisatie, financiën, administratie en automatisering.

Als manager UGSO heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• Je geeft leiding aan de medewerkers en geeft sturing aan de werkzaamheden van de UGSO. Het UGSO-team bestaat uit acht medewerkers. Daarnaast is er een flexibele schil van (externe) trainers die cursussen in het programma van doctoral education verzorgen.
• Je bent verantwoordelijk voor de begroting en verantwoording van de uitnutting van het budget van de UGSO.
• Je bent het aanspreekpunt voor faculteiten, voor de Graduate School Board en voor collega’s binnen ESA (Education & Student Affairs) met betrekking tot de uitvoering en dienstverlening van de UGSO.
• Je bent verantwoordelijk voor de gehele procesketen in de Graduate School (universitair en facultair) en voor de goede afstemming met de faculteitsafdelingen. Dit vergt relatiebeheer (stakeholdermanagement), ook met collega’s van de bedrijfsvoering, zoals HR, Finance en Communicatie.
• Je analyseert, implementeert en evalueert verbetermogelijkheden in alle werkprocessen van de Graduate School om zowel kwaliteit als efficiency van de dienstverlening te borgen.
• Je draagt bij aan de ontwikkeling van de bedrijfsvoering van de Graduate School en je zorgt voor de uitvoering ervan. Je draagt actief bij aan de implementatie van het nieuwe ondersteunende systeem, inclusief de eventueel veranderde werkwijze en processen die daar het gevolg van zijn.

Je werkt nauw samen met de beleidsmedewerker voor het Graduate beleid van de TU Delft, die is gepositioneerd in de beleidsdienst van de directie ESA. Samen werken jullie voor en met de hoogleraar-directeur van de Graduate School van de TU Delft, die leiding geeft aan het geheel van de University Graduate School en de Graduate School Board. 

Je direct leidinggevende is de manager Academic Services van de directie ESA.

De functie Manager UGSO heeft een taakomvang van 0,8 fte. Een dienstverband van 1,0 fte is ook mogelijk, in dat geval worden werkzaamheden aangevuld ten behoeve van het managementteam van ESA.  

Competenties:

• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je kunt een organisatie doorgronden en aanvoelen, zowel op de zichtbare kant (omgevingsgericht) als ook op de vaak onzichtbare kant (organisatiesensitief).
• Je toont leiderschap, staat stevig in je schoenen en kunt goed omgaan met tegengestelde belangen.
• Je voelt je uitgedaagd in een complexe organisatie met diverse stakeholders en je weet anderen waar nodig te overtuigen.
• Je weet beleidsuitspraken te vertalen naar de werkzaamheden van de UGSO en vice versa.
• Je hebt goede mondeling en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Aangezien de TU Delft een tweetalige organisatie is, is goede beheersing van Engelse taal in woord en geschrift een vereiste.

Ervaring:

• WO werk- en denkniveau.
• Kennis van een onderwijsorganisatie, en het liefst ook met het werken in een academische setting, bij voorkeur met affiniteit voor promovendi.
• Ervaring met aansturen en leiden van een team en de aspecten van bedrijfsvoering (personeel, processen & informatievoorziening, organisatie, financiën, administratie & automatisering).
• Heb je ervaring met verandertrajecten, projectmanagement en procesgericht werken? Dan heb je een streepje voor.

Voldoe je nog niet aan alle functie-eisen, maar ben je leergierig en wil jij je verder ontwikkelen in deze functie? Ook dan nodigen we je uit om te reageren.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

• Het dienstverband is 1jaar met uitzicht op vast. 
• Een functieomvang van 32-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 12 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 4.814,- en een maximum van € 6.181- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Afdeling University Graduate School Office
De TU Delft telt ruim 3000 promovendi en jaarlijks 400 promoties. De missie van de TU Delft Graduate School is om promovendi voor te bereiden en te trainen, zodat zij breed gekwalificeerde, autonome en leidende onderzoekers worden. De TU Delft Graduate School bestaat uit een centrale University Graduate School Office (hierna te noemen UGSO) en een lokale organisatie in elke faculteit. De TU Delft Graduate School wordt geleid door een hoogleraar. Zij is de directeur van de Graduate School en de voorzitter van de Graduate School Board waarin alle faculteiten worden vertegenwoordigd.  
Daarnaast draagt het College voor Promoties zorg voor het promotiereglement, de toelating van promovendi tot het promotietraject en de verdediging van het proefschrift. Het College voor Promoties valt onder de verantwoordelijkheid van de Pro Vice Rector Magnificus for Doctoral Affairs. 

De UGSO is als de uitvoeringsorganisatie ondergebracht bij de directie Education & Student Affairs (ESA). De medewerkers van de UGSO verzorgen: 

• Administratie rond alle promovendi, van inschrijving tot en met diploma. 
• Ondersteuning van het centrale doctoral education proces, van onboarding tot certificering.
• Beheer van aanbod, kwaliteitszorg en ontwikkeling van het Doctoral Education programma voor alle promovendi, met focus op de transferrable skills trainingen.
• Voorbereiding en organisatie van het formele proces van de promotieplechtigheid.
• Ondersteuning van de organisatie van groepstrainingen op gebied van welzijn.

Ondersteuning aan promovendi op het gebied van mentaal welzijn, bijvoorbeeld door gesprekken met een studentpsycholoog of een loopbaanadviseur, wordt geboden vanuit de afdeling Student Development. 

Momenteel wordt een Europese aanbesteding gestart voor de aankoop van een systeem waarmee het volledige promotietraject (proces) kan worden ondersteund. Dit systeem vervangt de twee bestaande ondersteunende systeem.