Eén van onze Managementassistenten groeit intern door, daarom zijn wij op zoek naar een nieuwe collega. Een collega die samen met Britt het secretariaat van de directie Communicatie runt. De directie Communicatie is een mega leuke afdeling, met zo’n 100 collega’s die zich bezig houden met communicatie en onderwijsmarketing van de universiteit.

Het is een heel zelfstandige baan waarin jij het overzicht houdt, plant en creatief organiseert en waar je ook nog eens mag werken aan je eigen groei en ontwikkeling. Je weet van aanpakken en hebt er plezier in om de dagelijkse werkzaamheden af te ronden. We staan altijd open voor nieuwe initiatieven en ideeën. Of je nu deze week begonnen bent, of al een maand of een jaar bij ons werkt. We zoeken iemand die dit type werk écht leuk vindt, iemand die een lange werkrelatie aan wil gaan. Werk om helemaal in op te gaan, zodat je af en toe vergeet dat je aan het werk bent. Zelfs als je een complexe agenda afspraak weer moet verzetten, omdat er andere afspraken toch prioriteit hebben. Je pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en hebt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Daarbij ben je een gewaardeerd sparringpartner voor de directeur en het hoofd secretariaat en neem je als vanzelfsprekend het initiatief. Je bent iemand die graag organiseert, plant, maar ook graag verbindt. Zonder jou en Britt draait alles in de soep.

Het secretariaat staat voor een hoogwaardige dienstverlening en het is jouw passie om daaraan bij te dragen. We vinden het ook helemaal niet erg als je géén old skool secretariaatsmedewerker of secretaresse bent; de tijd van teksten uittypen, koffie halen en secretaressedag is geweest.

Naast onderstaande taken, krijg je de vrijheid om werkzaamheden naar je toe te trekken.

• Je verzorgt samen met Britt de secretariële en organisatorische ondersteuning voor het Management Team en directeur.
• Je bent een verbindende factor richting de teams.
• Je coördineert bij in- en uitdiensttreding van collega’s.
• Je organiseert sociale activiteiten rondom jubilea, pensioen etc. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten voor de teams. Denk aan uitjes zoals een kanotocht, een pingpong competitie, sinterklaas en kerstactiviteiten.
• Je regelt (samen) het mailverkeer in de centrale secretariaatsmailbox.
• Je maakt afwisselend met Britt actie- en besluitenlijsten voor bijvoorbeeld de tweewekelijkse MT-vergaderingen. Daarbij houd je ook nog in de gaten of de directieleden hun acties wel oppakken.
• Het ontvangen van gasten (hospitality rol).
• Het schrijven en vormgeven van een digitale nieuwsbrief.
• Je formuleert voorstellen voor het verbeteren en aanpassen van procedures en werkprocessen.

Wij zoeken vooral een collega waarmee het leuk is om samen te werken. Dat betekent open, toegankelijk en gericht op meedenken en meedoen. Zelfstandig werken, successen vieren met je collega’s én een glimlach toveren op het gezicht van de directie. Zo ziet je baan als managementassistent er bij ons uit. Wij komen heel graag in contact met jou!