De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam, onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen en heeft een sterk internationaal karakter.

In verband met een toenemend aantal werkzaamheden zijn we voor de afdeling bestuursondersteuning op zoek naar een enthousiaste, bekwame adjunct-bestuurssecretaris. Als adjunct-bestuurssecretaris ben je, samen met de bestuurssecretaris, verantwoordelijk voor een optimale ondersteuning van de decaan en het Dagelijks bestuur van de faculteit bij alle besluitvormingsprocessen. Zo zorg je ervoor dat het Dagelijks Bestuur van de faculteit efficiënt en effectief kan functioneren. Als adjunct-bestuurssecretaris lever je een actieve bijdrage aan het vormgeven van alle bestuurlijke processen en besluiten binnen de faculteit.

In deze functie krijg je de kans om je inzicht in het functioneren van een grote en complexe organisatie te vergroten vanuit een positie in het hart van de facultaire besluitvorming. Het gaat om een nieuwe rol waar je zelf mede invulling aan kunt geven. In deze rol kun je dan ook waardevolle kennis en ervaring opdoen waarmee je uitstekend gepositioneerd bent voor een volgende loopbaanstap. Je gaat werken bij de Faculteit Geesteswetenschappen, die is gevestigd in het Universiteitskwartier in het centrum van Amsterdam. De sfeer binnen het faculteitsbureau is laagdrempelig en open; iedereen draagt graag een steentje bij om onderwijs en onderzoek optimaal te ondersteunen. Binnen het faculteitsbureau is ruimte om hybride te werken; in deze functie kan dat ten minste een dag per week. Je rapporteert aan de Bestuurssecretaris.

Wat ga je doen?

• Je draagt samen met de decaan en de bestuurssecretaris zorg voor de voor- en nabereiding van diverse overleggen en vergaderingen, waaronder de vergadering van het Dagelijks bestuur: je stelt in overleg de agenda vast, verzamelt en verzendt de stukken en bereidt zelf ook stukken voor.
• Je verzorgt de verslaglegging, bewaakt dat actiepunten en gemaakte afspraken worden opgevolgd en pakt ook zelf actiepunten op.
• Je bewaakt de voortgang van de besluitvorming en de uitvoering van genomen besluiten en je zorgt ervoor dat bestuursbesluiten binnen de faculteit gecommuniceerd worden.
• Je coördineert de benoemingsprocedures voor bestuurlijke vacatures binnen de faculteit door tijdig de vacatures uit te zetten, de benoemingsadviescommissies te laten instellen door het bestuur en contact te onderhouden met kandidaten en commissies over het verloop van het benoemingsproces.
• Je levert een actieve bijdrage aan een goed verloop van de bestuurlijke processen binnen de faculteit. Hiertoe betrek je in- en externe ontwikkelingen, leg je verbanden tussen verschillende dossiers en bewaak je dat nieuwe besluitvorming consistent is met het vigerende beleid.
• Je pakt zelfstandig en in samenwerking met diverse collega's van andere afdelingen van het faculteitsbureau een aantal bestuurlijke dossiers op. Hierbij kun je denken aan onderwerpen als de facultaire uitwerking van de landelijke sectorplannen voor het SSH-domein of het steviger positioneren van de facultaire Raad van advies.
• Je voert je taken samen uit met de bestuurssecretaris en vervangt deze bij afwezigheid.

Jij hebt/bent:

• Een opleiding op academisch niveau.
• Minimaal vier jaar werkervaring in de publieke sector of maatschappelijke omgeving als secretaris of beleidsmedewerker (of vergelijkbaar).
• Inzicht in en ervaring met bestuurlijke processen en besluitvorming of ervaring in het opstellen van goede, bondige notities en accurate vergaderverslagen.
• Organisatiesensitief en je voelt je op je plek dicht bij het bestuurlijke centrum van een faculteit.
• Goede planningsvaardigheden, bent georganiseerd en kan overzicht houden.
• Zorgvuldig en met oog voor kwaliteit.
• Een integere houding en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Resultaatgericht, pro-actief en een teamspeler.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift, goede beheersing van het Engels.

Deze functie past binnen het functieprofiel Bestuurssecretaris en is ingedeeld in schaal 11. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.974 en € 5.439 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• een verantwoordelijke functie met ruimte voor jouw initiatief, zelfstandigheid en eigenaarschap;
• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• mobiele telefoon en een laptop;
• tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer;
• pensioenopbouw bij het ABP;
• je hebt de flexibiliteit om werk en privé te combineren, met de mogelijkheid tot thuiswerken;
• door wekelijks twee uur meer te werken dan je arbeidsuren, ontvang je op jaarbasis 96 compensatie-uren. Dat geldt ook als je parttimer bent;
• daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren;
• je mag deelnemen aan de open UvA colleges waarmee je maximaal 30 studiepunten per jaar kunt verdienen.
• een leuk team met gemotiveerde collega's die bereid zijn om met elkaar de klussen te klaren.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 38 uur voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Je standplaats wordt Amsterdam.

Faculteit der Geesteswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen omvat een breed spectrum van gevestigd en vooruitstrevend onderwijs en onderzoek: van moderne en klassieke talen, literatuur- en taalwetenschap, geschiedenis en Europese studies, de kunst- en cultuurwetenschappen, filosofie en religiestudies tot mediastudies en Digital Humanities. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele en maatschappelijke instellingen.

Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.