Ben jij een zeer ervaren bestuurs- en directiesecretaresse (m/v/x) met gevoel voor verhoudingen en affiniteit met de wetenschappelijke wereld? Heb je ervaring met het ondersteunen van bestuurs- en directieleden en ben je gewend initiatiefrijk te zijn, zowel zelfstandig als in een team samen te werken en de juiste prioriteiten te stellen? Solliciteer dan naar de functie van bestuurs- en directiesecretaresse bij het Bureau van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW).

Dit ga je doen
Je bent onderdeel van een klein team van directiesecretaresses, dat een groei doormaakt naar een doelmatige samenwerking, waarbij professionaliteit, collegialiteit en flexibiliteit hoog in het vaandel staan. In deze functie werk je voor bestuur en directie, waarbij het accent voorlopig ligt op de ondersteuning van de adjunct-directeur van de KNAW. Je bent een aanspreekpunt van bestuur en directie, beheert complexe agenda's, organiseert en coördineert de in- en externe afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten, plant de inhoudelijke agenda's, zorgt voor adequate en tijdig beschikbare informatie, verzorgt zelfstandig correspondentie en denkt actief mee over efficiënte en effectieve (administratieve) processen. En je levert een bijdrage aan de teamontwikkeling.

Jouw werkplek

Je bent onderdeel van de afdeling Bestuurs- en Directieondersteuning (BDO), een klein team van twee secretarissen en drie secretaresses van bestuur en directie. Dit team ondersteunt het bestuur, de algemeen directeur en de tijdelijke adjunct-directeur van de KNAW, onder meer door de voorbereiding van bestuurlijke vergaderingen en begeleiding en bewaking van de besluitvorming. De afdeling maakt onderdeel uit van het Bureau van de KNAW waar zo'n 130 mensen werken.

Dit breng je mee

1. Je hebt minimaal vijf jaar werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse, bij voorkeur in een vergelijkbare organisatie
2. Je hebt het vermogen tot analyse en prioriteitstelling en een uitstekende plannings- en organisatievaardigheid
3. Je bent proactief, accuraat, integer, zelfstandig en stressbestendig en hebt een flexibele werkhouding, gericht op service en zorgvuldigheid
4. Je kan goed samenwerken in een team en bent bereid om waar nodig taken van elkaar over te nemen
5. Je hebt gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen en bent je bewust van de effecten van jouw keuzes en handelen op de organisatie
6. Je hebt uitstekende communicatievaardigheden en een uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, zowel in de Nederlandse als de Engelse taal
7. Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een afgeronde opleiding tot (directie)secretaresse of executive office management
8. Je hebt een uitstekende kennis van Microsoft office tools (MS Office 365) en online-vergadertools

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

Over het Bureau KNAW
De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) is het forum van en voor excellente wetenschappers. De KNAW is adviesorgaan van de regering en verantwoordelijk voor tien nationale onderzoeksinstituten - en drie instituten die infrastructuur bieden voor onderzoek - die met hun onderzoek en collecties bij de (inter)nationale top horen. Zelfstandige onderdelen zijn De Jonge Akademie en de Akademie van Kunsten.

Het Bureau van de KNAW staat leden, bestuur, raden en commissies, instituten en de algemeen directeur bij in de uitoefening van hun taken.

Arbeidsvoorwaarden
Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal €3.094,00 en maximaal €4.257,00bruto per maand bij een full time dienstverband (schaal 8/9 cao Nederlandse Universiteiten/KNAW) . Dit is exclusief 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding en pensioenopbouw bij het ABP.

De KNAW biedt haar medewerkers een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Een pakket dat voorziet in de verschillende behoeften die medewerkers afhankelijk van hun levensfase, levenswijze of loopbaanambities hebben. Zo is het mogelijk om door wekelijks twee uur per week extra te werken het aantal vakantiedagen van 29 tot 41 dagen per jaar (bij fulltime dienstverband) uit te breiden.

Voor een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden wordt verwezen naar de webpagina: werken bij de KNAW.

Diversiteit & Inclusie
De KNAW acht een werkomgeving waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt van groot belang. Een werkomgeving waarin aandacht is voor individuele kwaliteit en waar ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Samen streven we naar een inclusieve cultuur waarin we verschillen omarmen. We nodigen dan ook graag kandidaten uit die door hun achtergrond en ervaring hieraan een bijdrage willen leveren. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen de KNAW op deze wijze versterkt.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.