Als Executive Secretary van Machteld Roos, vicevoorzitter van de Universiteit Twente ben je het aanspreekpunt voor haar agenda en bereikbaarheid en haar directe assistent voor planning en organisatie van haar werkzaamheden. 70% Van je taken zijn gericht op het direct ondersteunen van de vicevoorzitter en 30% is gericht op het team, het College van Bestuur als geheel en meer brede ondersteuning gerelateerd aan de universitaire overlegstructuur en bestuurlijke overleggen.

Als Personal Assistant zijn je concrete verantwoordelijkheden onder andere:

• Complex en compleet agendabeheer en mailboxbeheer van de vicevoorzitter
• Organiseren van de dagindeling, reizen en werkzaamheden van de vicevoorzitter
• Voorbereiding en verzorgen van de benodigde documentatie voor bestuurlijke overleggen
• Notuleren tijdens bepaalde bestuurlijke overleggen
• Afstemmen binnen het team van ondersteuning College van Bestuur voor wat betreft gezamenlijke overleggen, danwel onderlinge vervanging van de ondersteuning van de leden van het College van Bestuur

Quote
“Ondersteuning op topniveau gaat verder dan plannen en organiseren. In deze zelfstandige functie ben je ‘ambassadeur’ voor de UT en werk je in teamverband in een bestuurlijke en internationale omgeving, wat een extra dimensie toevoegt aan je dagelijkse taken.”

• Hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring in een soortgelijke rol in een bestuurlijke en complexe omgeving
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Kennis en kunde op het gebied van IT en benodigde tooling (Microsoft, internet, social media, conference calls, presentatietools)

• Salaris van € 3.072,- tot € 4103,- (38 uur)
• Flexibele vakantiedagen tot max. 41 (o.b.v. 40 uur)
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• Goede pensioenregeling via ABP
• Thuiswerken en flexibele werktijden
• Jaarcontract met uitzicht op vast contract
• Een Keuzemodel voor arbeidsvoorwaarden

Universiteit Twente (UT) is het nieuwe decennium ingegaan met een ambitieuze visie, missie en strategie. Als people-centred technische universiteit met de High Tech Human Touch-filosofie heeft de UT een unieke rol in de regio, maar ook nationaal en internationaal. De UT is gericht op het opleiden van (jonge) mensen en het doen van onderzoek dat bijdraagt aan een duurzame samenleving. Dit betreft uitdagingen op het gebied van gezondheid, klimaat/energietransitie, veiligheid en chiptechnologie. Unieke kenmerken van de UT zijn de open sfeer, de toegankelijkheid, en de grote betrokkenheid en zelfbestuur van studenten o.a. via de Student Union en de vele studie- en studentenverenigingen.

Het team bestuursondersteuning College van Bestuur (CvB)
Het bestuursondersteuning Collega van Bestuur (CvB) bestaat uit 7 (inclusief jou) ervaren ondersteunende collega’s. Als onderdeel van dit team draag je medeverantwoordelijkheid voor de algehele ondersteuning van het College van Bestuur. De dynamiek in het team wordt gekenmerkt door onderlinge afstemming en ondersteuning, verantwoordelijkheidsgevoel, flexibiliteit, (creatieve) oplossingen zoeken en humor. Verder is er regelmatig contact met allerlei collega’s en studenten binnen de UT. Tijdens de gezamenlijke lunch wordt er regelmatig een frisse neus gehaald op de campus en daarnaast worden ook geregeld informele activiteiten ontplooid.

Je leidinggevende is Susanne Wichman, secretaris van de universiteit, die je, naast het team, zal bijstaan in je ontwikkeling binnen deze functie. Het team is flexibel (gezamenlijk) aanwezig op de campus, vaak is dat op dinsdag, woensdag en donderdag.